Política de privacidad

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de datos personales en el marco de Formhelfer es:

Brendan Kiernan
Pfalzburger Straße 73
10719 Berlin
Alemania

E-Mail: kontakt@formhelfer.de

2. Resumen: sitio web y asistente de formularios

Formhelfer es un servicio privado de ayuda para rellenar formularios. Formhelfer no es un organismo público y no presta asesoramiento jurídico.

Al utilizar Formhelfer deben distinguirse dos situaciones de tratamiento:

a) Visita del sitio web/landing page: al acceder únicamente al sitio web público todavía no se tratan datos personales de una solicitud. Solo tienen lugar los tratamientos necesarios para la prestación técnica del sitio web, en particular en relación con el alojamiento y la comunicación técnica.

b) Uso del asistente de formularios: solo cuando el usuario inicia un proceso de formulario se tratan los datos necesarios para la solicitud seleccionada. Esto incluye, en particular, los datos del navegador y de sesión descritos a continuación, los datos del formulario, en su caso datos especialmente protegidos, archivos PDF y de vista previa temporales y, en determinados casos, textos libres para su traducción.

3. Tratamiento de datos en el asistente de formularios

Los datos personales concretos que se tratan dependen del formulario seleccionado y de la información proporcionada por el usuario. Por tanto, Formhelfer no recopila los mismos datos en cada uso.

Según el formulario, pueden tratarse en particular las siguientes categorías de datos:

• datos básicos y de identificación, por ejemplo nombre y fecha de nacimiento,
• datos de contacto y dirección,
• información sobre estado civil, hogar, hijos y otros familiares,
• información sobre empleo, formación o situación profesional,
• información sobre ingresos, patrimonio, prestaciones sociales y otras circunstancias económicas,
• datos bancarios,
• información sobre vivienda y relaciones de alquiler,
• información sobre seguros y cuestiones de seguridad social,
• identificadores administrativos, números de expediente u otros números de identificación, así como
• otros datos y textos libres necesarios para el formulario seleccionado.

Dependiendo del formulario seleccionado o de la información facilitada voluntariamente en campos de texto libre, también pueden tratarse categorías especiales de datos personales en el sentido del art. 9, apdo. 1, RGPD. Esto puede incluir, por ejemplo, datos de salud u otra información especialmente protegida.

Los datos se tratan exclusivamente en la medida necesaria para la función de formulario utilizada por el usuario.

4. Finalidad del tratamiento del formulario

Los datos introducidos se tratan para guiar al usuario paso a paso por el formulario seleccionado, reutilizar durante el proceso en curso la información ya facilitada, ocultar u omitir preguntas innecesarias en función de respuestas anteriores, asignar los datos a los campos correspondientes del formulario y, posteriormente, generar y poner a disposición una solicitud cumplimentada.

Formhelfer no toma decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre la solicitud. En particular, Formhelfer no decide si una solicitud se aprueba o se rechaza. Esta decisión corresponde al organismo competente.

5. Bases jurídicas y consentimiento para el tratamiento de datos especialmente protegidos

En la medida en que el tratamiento de datos personales sea necesario para prestar la función de formulario solicitada expresamente por el usuario, el tratamiento se basa en el art. 6, apdo. 1, letra b, RGPD.

Cuando, en el marco de un proceso de formulario, se traten categorías especiales de datos personales en el sentido del art. 9, apdo. 1, RGPD, dicho tratamiento se basa en el consentimiento explícito del usuario conforme al art. 9, apdo. 2, letra a, RGPD.

Antes de iniciar el proceso, se solicita expresamente este consentimiento al usuario. El consentimiento no está preseleccionado. El proceso solo puede iniciarse después de que el usuario haya marcado activamente la casilla correspondiente.

El consentimiento se refiere al tratamiento de categorías especiales de datos personales en la medida en que sea necesario para cumplimentar el formulario seleccionado por el usuario.

El consentimiento puede revocarse en cualquier momento durante el proceso en curso con efectos para el futuro. Para ello, el usuario puede utilizar la función «Cancelar proceso». Antes de cancelar se solicita una confirmación adicional. Si se confirma la cancelación, finaliza el proceso en curso y se eliminan los datos almacenados para continuar la tramitación del formulario. A continuación, el usuario vuelve a Formhelfer.

La revocación del consentimiento no afecta a la licitud del tratamiento realizado sobre la base del consentimiento hasta el momento de su revocación.

6. Almacenamiento en el navegador durante la cumplimentación

Para poder tramitar un formulario a lo largo de varias preguntas, la información necesaria para el proceso en curso se almacena temporalmente en el navegador del usuario.

Para ello, Formhelfer utiliza en particular el Session Storage del navegador. Durante la cumplimentación pueden almacenarse allí datos personales, el estado actual del proceso e información sobre el desarrollo de las preguntas anteriores.

Este almacenamiento sirve para hacer técnicamente posible el proceso en curso y reutilizar dentro de él la información ya introducida.

Los datos almacenados en el Session Storage están, por regla general, limitados a la sesión correspondiente del navegador. Además, el usuario puede finalizar el proceso en curso mediante la función «Cancelar proceso» y eliminar los datos almacenados para dicho proceso. Tras finalizar la cumplimentación, Formhelfer ofrece asimismo al usuario la posibilidad de eliminar los datos almacenados para el proceso.

En el alcance funcional actual, Formhelfer no almacena de forma permanente en el navegador los datos personales de la solicitud como perfil de usuario.

Los ajustes técnicamente necesarios, por ejemplo el idioma seleccionado, pueden almacenarse en el navegador independientemente de los datos personales de la solicitud.

7. Cookie de sesión y sesión del servidor

Para la función de formulario, Formhelfer utiliza una sesión técnicamente necesaria. Esto permite asignar las distintas solicitudes de un usuario durante la cumplimentación al mismo proceso en curso.

Para ello se utiliza una cookie de sesión. La cookie no se utiliza para publicidad ni para crear un perfil de usuario.

El acceso a la cookie mediante JavaScript está técnicamente restringido. En el funcionamiento productivo mediante HTTPS, la cookie se transmite exclusivamente a través de una conexión segura.

En la medida en que almacenar o leer información en el dispositivo del usuario sea estrictamente necesario para la función de formulario expresamente solicitada, esto se realiza conforme al § 25, apdo. 2, n.º 2 TDDDG sin consentimiento separado.

Los datos de sesión del servidor se tratan en un almacén de sesiones Redis accesible únicamente de forma interna en el mismo servidor operado en Alemania. El almacén funciona sin persistencia permanente de Redis y sin copia de seguridad separada de los datos de sesión. La duración máxima de una sesión es de 24 horas.

Si durante el proceso el usuario utiliza la función «Cancelar proceso» y confirma la cancelación, o si tras finalizar utiliza la función de eliminación prevista, los datos de la solicitud y del proceso almacenados en la sesión correspondiente para continuar la tramitación se eliminan inmediatamente.

Si no se realiza una eliminación manual, estos datos del servidor se eliminan a más tardar al finalizar el período de conservación de la sesión, de un máximo de 24 horas.

8. Creación y puesta a disposición de la solicitud cumplimentada

Una vez respondidas las preguntas, Formhelfer genera un documento PDF cumplimentado a partir de los datos introducidos.

El PDF generado y los archivos necesarios para la vista previa protegida se almacenan temporalmente en el servidor de Formhelfer. No se encuentran en un directorio accesible públicamente. El acceso al documento generado o a su vista previa está vinculado a la sesión correspondiente.

Tras una descarga correcta, se eliminan el PDF generado y los archivos de vista previa correspondientes.

Si el documento no se descarga, los archivos temporales se eliminan automáticamente. En cuanto se alcanza un período de almacenamiento de 24 horas, el PDF generado y los archivos de vista previa correspondientes se eliminan automáticamente durante el siguiente proceso periódico de limpieza.

El almacenamiento temporal sirve exclusivamente para crear, mostrar y poner a disposición la solicitud cumplimentada solicitada por el usuario.

9. Traducción de determinados textos libres con OpenAI

Formhelfer puede utilizar traducción asistida por IA en determinados campos del formulario.

Este tratamiento solo se realiza en los campos de texto libre previstos para ello cuando la guía del formulario se utiliza en un idioma distinto del alemán y la respuesta correspondiente debe traducirse al alemán para el formulario en alemán.

Cuando la guía del formulario se utiliza en alemán, los textos libres no se transmiten a OpenAI con fines de traducción.

No se transmite automáticamente toda la solicitud al servicio de IA. Se transmiten los textos libres cumplimentados previstos para la traducción, incluido un identificador técnico del campo. Varios textos libres destinados a traducción pueden tratarse conjuntamente.

Dado que los usuarios pueden introducir libremente información en los campos de texto, los textos transmitidos pueden contener datos personales y, en casos concretos, también categorías especiales de datos personales. Los textos libres transmitidos para su traducción no se anonimizan de forma general antes de la transmisión.

Para la traducción se utiliza la API de OpenAI.

Para los usuarios del Espacio Económico Europeo, el tratamiento se realiza en el marco de las disposiciones contractuales de protección de datos aplicables con OpenAI. OpenAI trata los datos de clientes proporcionados a través de la API como encargado del tratamiento conforme a los acuerdos aplicables.

Según la información de OpenAI, los datos transmitidos a través de la API no se utilizan de forma predeterminada para entrenar los modelos, salvo que el cliente de la API haya consentido expresamente dicho uso.

Con la API utilizada, OpenAI puede conservar contenidos en el marco de controles de seguridad y prevención de abusos, en principio durante un período de hasta 30 días. Puede producirse una conservación más prolongada en casos excepcionales exigidos por la ley o por motivos de seguridad.

Cuando los datos se traten fuera del Espacio Económico Europeo en el marco de la prestación del servicio, la transferencia se regirá por las garantías de protección de datos previstas por OpenAI, en particular, cuando proceda, por decisiones de adecuación o cláusulas contractuales tipo.

10. Alojamiento mediante netcup

Formhelfer funciona en un servidor virtual de netcup GmbH, Emmy-Noether-Str. 10, 76131 Karlsruhe, Alemania. El centro de datos utilizado para Formhelfer se encuentra en Núremberg, Alemania.

En el servidor se tratan los datos necesarios para el funcionamiento técnico. Al utilizar el asistente de formularios, esto puede incluir en particular los datos de sesión necesarios para el proceso en curso, así como archivos PDF y de vista previa generados temporalmente.

Se ha celebrado con netcup un contrato de encargo del tratamiento conforme al art. 28 RGPD. El contrato abarca el tratamiento de datos personales por cuenta de Formhelfer. De acuerdo con la configuración acordada y la ubicación del servidor seleccionada, el alojamiento efectivo del servidor de Formhelfer se realiza en Alemania.

Para prestar el servicio, netcup puede recurrir a los subencargados indicados en el contrato de encargo del tratamiento. Los subencargados enumerados en el acuerdo revisado se encuentran en Alemania o Austria y, por tanto, dentro de la Unión Europea.

11. Registros técnicos del servidor y de seguridad

Para el funcionamiento productivo, Formhelfer aplica el principio de minimización de datos en los registros técnicos.

No están activados registros de acceso permanentes para el servidor web situado delante de la aplicación, es decir, el proxy inverso (Caddy). Por tanto, Formhelfer no mantiene un historial rutinario de visitantes sobre los accesos al sitio web o al asistente de formularios.

Cuando se generen registros técnicos de errores o del sistema necesarios para el funcionamiento, el análisis de errores o la seguridad, estos pueden contener datos técnicos como la fecha y hora, el componente del sistema afectado, información de error o estado y, según el proceso técnico, también datos personales de conexión. Formhelfer está configurado para no registrar deliberadamente en dichos registros respuestas de formularios, cuerpos de solicitudes, contenidos de sesiones ni cookies.

Los registros técnicos propios de errores y del sistema se conservan durante un máximo de 7 días y después se eliminan automáticamente. El acceso está limitado a la administración del sistema. No está prevista una conservación a largo plazo de estos registros.

Independientemente de ello, netcup puede tratar datos técnicos de seguridad en el marco del funcionamiento y la protección de su propia infraestructura. A estos tratamientos se aplican las normas de privacidad y conservación del proveedor de alojamiento.

12. Destinatarios de los datos personales

Los datos personales solo se transmiten a terceros en la medida necesaria para prestar Formhelfer o cuando exista una obligación legal.

En el alcance funcional descrito, entre los destinatarios o encargados del tratamiento se incluyen en particular:

• netcup GmbH para el alojamiento y la infraestructura técnica,
• OpenAI para la traducción de los textos libres previstos para ello.

Las bibliotecas y programas técnicos ejecutados localmente en el servidor de Formhelfer o en el navegador no son destinatarios independientes de datos personales siempre que no se transmitan datos a sus fabricantes u otros terceros externos.

Formhelfer no transmite por sí mismo la solicitud finalizada a ningún organismo. El usuario recibe la solicitud cumplimentada y decide por sí mismo sobre su uso posterior o su transmisión.

13. Plazo de conservación y eliminación

Formhelfer aplica el principio de conservar los datos personales de la solicitud únicamente durante el tiempo técnicamente necesario para el proceso de cumplimentación correspondiente.

Para la función de formulario se aplican en particular los siguientes principios:

• Los datos personales se tratan durante el proceso de cumplimentación en curso en el navegador y en la sesión correspondiente del servidor.
• Durante un proceso en curso, el usuario puede utilizar la función «Cancelar proceso». Si se confirma la cancelación, finaliza el proceso y se eliminan los datos almacenados para continuar la tramitación del formulario.
• También después de finalizar la cumplimentación existe la posibilidad de eliminar los datos personales de sesión almacenados para continuar la tramitación del formulario.
• Si no se realiza una eliminación manual, los datos de la solicitud y de tratamiento del servidor se eliminan a más tardar tras el período de conservación de la sesión, de un máximo de 24 horas.
• Los documentos PDF generados y los archivos de vista previa se eliminan después de una descarga correcta. Si no se realiza ninguna descarga, se eliminan automáticamente una vez alcanzadas 24 horas de almacenamiento durante el siguiente proceso periódico de limpieza.
• Los registros técnicos propios de errores y del sistema se conservan durante un máximo de 7 días.
• Para los datos transmitidos a OpenAI en el marco de la traducción de textos libres se aplican además las normas de conservación del servicio API utilizado. Según OpenAI, con la API utilizada los contenidos pueden conservarse, en el marco de controles de seguridad y prevención de abusos, en principio hasta 30 días.

14. Sin almacenamiento permanente de solicitudes ni perfiles de usuario

En el alcance funcional descrito, Formhelfer no ofrece almacenamiento permanente de solicitudes cumplimentadas ni un perfil de usuario permanente.

Por tanto, los datos personales de la solicitud no se almacenan con el fin de volver a estar disponibles automáticamente para el usuario en un uso posterior e independiente de Formhelfer.

Esto no afecta a la reutilización de los datos ya proporcionados dentro de un proceso de cumplimentación en curso.

15. Cookies, almacenamiento del navegador y servicios opcionales

En el alcance funcional descrito, Formhelfer utiliza únicamente mecanismos de almacenamiento necesarios para prestar la función de formulario solicitada por el usuario o para ajustes técnicamente necesarios. Esto incluye, en particular, la cookie de sesión técnicamente necesaria, el Session Storage durante el proceso y, en su caso, el almacenamiento local de ajustes técnicamente necesarios como el idioma seleccionado.

Estos almacenamientos técnicamente necesarios no se utilizan para publicidad ni para seguimiento entre usuarios. En la medida en que resulte aplicable el § 25, apdo. 2, n.º 2 TDDDG, no se requiere un consentimiento separado.

Google Analytics u otros servicios opcionales comparables de análisis o marketing no están activados en el alcance funcional descrito. Antes de activar posteriormente dichos servicios, se examinarán por separado su tratamiento de datos y la necesidad de consentimiento, y se implementarán antes de la activación la información de privacidad necesaria o una solución de consentimiento requerida.

Los servicios de pago u otros servicios externos que se añadan posteriormente también se revisarán desde el punto de vista de la protección de datos antes de su activación y se incorporarán a esta política de privacidad cuando sea necesario.

16. Seguridad

Formhelfer aplica medidas técnicas y organizativas para proteger los datos personales frente a pérdida, acceso no autorizado, modificación ilícita y divulgación no autorizada.

Estas medidas incluyen, en particular, limitar el almacenamiento al período necesario para la función del formulario, separar los contenidos web de acceso público de los documentos generados protegidos, vincular a la sesión el acceso a los documentos y vistas previas generados, eliminar automáticamente los documentos temporales, restringir el acceso del lado del cliente a las cookies de sesión y evitar contenidos personales innecesarios en los registros de la aplicación.

Formhelfer se proporciona mediante una conexión protegida por HTTPS y un proxy inverso. El servidor de aplicaciones y el almacén de sesiones no son accesibles directamente desde Internet.

El entorno de producción está configurado de acuerdo con las medidas técnicas y organizativas descritas en esta política de privacidad.

17. Derechos de las personas interesadas

Cuando se cumplan los requisitos legales, las personas interesadas tienen, conforme al RGPD, en particular el derecho a:

• solicitar información sobre los datos personales que les conciernen,
• solicitar la rectificación de datos personales inexactos,
• solicitar la supresión de datos personales,
• solicitar la limitación del tratamiento,
• recibir los datos en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, cuando se cumplan los requisitos del derecho a la portabilidad de los datos,
• oponerse a un tratamiento cuando se cumplan los requisitos legales correspondientes, así como
• revocar en cualquier momento un consentimiento otorgado con efectos para el futuro.

Cuando el consentimiento para el tratamiento de categorías especiales de datos personales se refiera al proceso de formulario en curso, puede revocarse durante dicho proceso mediante la función «Cancelar proceso». Si se confirma la cancelación, finaliza el proceso en curso y se eliminan los datos almacenados para continuar la tramitación del formulario.

Independientemente de ello, las solicitudes para ejercer los derechos de las personas interesadas pueden dirigirse a la dirección de contacto indicada a continuación.

La revocación de un consentimiento no afecta a la licitud del tratamiento realizado hasta su revocación.

Las solicitudes para ejercer estos derechos pueden dirigirse a la siguiente dirección:

kontakt@formhelfer.de

Dado que Formhelfer trata por regla general los datos de las solicitudes solo durante un período breve y sin una cuenta de usuario permanente, después de su eliminación puede que ya no sea posible asociarlos a una persona o uso determinados. Los datos ya eliminados no pueden recuperarse ni facilitarse posteriormente.

18. Derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de protección de datos

Conforme al art. 77 RGPD, las personas interesadas tienen derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control de protección de datos si consideran que el tratamiento de sus datos personales infringe el RGPD.

El derecho de reclamación puede ejercerse, en particular, ante una autoridad de control del Estado miembro de la residencia habitual, del lugar de trabajo o del lugar de la presunta infracción.

19. Servicios futuros y cambios en esta política de privacidad

Esta política de privacidad se actualizará si cambian las funciones ofrecidas por Formhelfer, los proveedores de servicios utilizados o la configuración técnica y jurídica del tratamiento de datos.

En particular, los servicios que aún no estén activados solo se describirán como tratamientos en curso cuando se haya concretado su implementación técnica. Esto se aplica especialmente al uso previsto del correo electrónico y a un posible formulario de contacto, así como a futuros servicios de análisis y pago.

Antes de activar Google Analytics o servicios de seguimiento comparables se examinará, en particular, si se requiere consentimiento y de qué forma. Antes de activar Stripe, PayPal u otros servicios de pago se revisarán por separado sus flujos concretos de datos y requisitos de protección de datos.

Esta política de privacidad describe la configuración de servidores, cookies, registros y proveedores de servicios utilizada en el momento de su publicación.

Versión: octubre de 2026