Declarație de protecție a datelor

1. Operatorul de date

Operatorul responsabil pentru prelucrarea datelor cu caracter personal în cadrul Formhelfer este:

Brendan Kiernan
Pfalzburger Straße 73
10719 Berlin
Germania

E-mail: kontakt@formhelfer.de

2. Prezentare generală: site-ul web și asistentul pentru formulare

Formhelfer este un serviciu privat care oferă sprijin la completarea formularelor. Formhelfer nu este o autoritate publică și nu oferă consultanță juridică.

La utilizarea Formhelfer trebuie diferențiate două situații de prelucrare:

a) Vizitarea site-ului/paginii de prezentare: La simpla accesare a site-ului public nu sunt încă prelucrate date personale din cerere pentru un proces de completare. Au loc numai prelucrările necesare pentru furnizarea tehnică a site-ului, în special în legătură cu găzduirea și comunicarea tehnică.

b) Utilizarea asistentului pentru formulare: Datele necesare pentru cererea selectată sunt prelucrate numai după ce utilizatorul începe procesul de completare. Acestea includ în special datele de browser și de sesiune descrise mai jos, datele din formular, după caz date protejate în mod special, fișiere PDF și de previzualizare temporare, precum și, în anumite cazuri, texte libere pentru traducere.

3. Prelucrarea datelor în asistentul pentru formulare

Datele cu caracter personal prelucrate în concret depind de formularul selectat și de informațiile furnizate de utilizator. Prin urmare, Formhelfer nu colectează aceleași date la fiecare utilizare.

În funcție de formular, pot fi prelucrate în special următoarele categorii de date:

• date de bază și de identificare, de exemplu numele și data nașterii,
• date de contact și adresă,
• informații privind starea civilă, gospodăria, copiii și alți membri ai familiei,
• informații privind ocuparea forței de muncă, educația sau situația profesională,
• informații privind veniturile, patrimoniul, prestațiile sociale și alte situații economice,
• date bancare,
• informații privind situația locativă și raporturile de închiriere,
• informații privind asigurările și aspectele de securitate socială,
• identificatori administrativi, numere de dosar sau alte numere de identificare, precum și
• alte informații și texte libere necesare pentru formularul selectat.

În funcție de formularul selectat sau de informațiile furnizate voluntar în câmpurile de text liber, pot fi prelucrate și categorii speciale de date cu caracter personal în sensul art. 9 alin. (1) din RGPD. Acestea pot include, de exemplu, date privind sănătatea sau alte informații protejate în mod special.

Datele sunt prelucrate exclusiv în măsura necesară pentru funcția de formular utilizată de utilizator.

4. Scopul prelucrării formularului

Datele introduse sunt prelucrate pentru a ghida utilizatorul pas cu pas prin formularul selectat, pentru a reutiliza informațiile deja furnizate în cadrul procesului curent de completare, pentru a ascunde sau omite întrebările care nu sunt necesare pe baza răspunsurilor anterioare, pentru a atribui informațiile câmpurilor corespunzătoare din formular și, ulterior, pentru a genera și pune la dispoziție cererea completată.

Formhelfer nu ia nicio decizie automatizată cu efect juridic asupra cererii. În special, Formhelfer nu decide dacă o cerere este aprobată sau respinsă. Această decizie aparține autorității competente.

5. Temeiuri juridice și consimțământul pentru prelucrarea datelor protejate în mod special

În măsura în care prelucrarea datelor cu caracter personal este necesară pentru furnizarea funcției de formular solicitate în mod expres de utilizator, prelucrarea se efectuează în temeiul art. 6 alin. (1) lit. b din RGPD.

În măsura în care, în cadrul unui proces de completare, sunt prelucrate categorii speciale de date cu caracter personal în sensul art. 9 alin. (1) din RGPD, această prelucrare se bazează pe consimțământul explicit al utilizatorului, în conformitate cu art. 9 alin. (2) lit. a din RGPD.

Înainte de începerea procesului de completare, utilizatorului i se solicită în mod expres acest consimțământ. Consimțământul nu este bifat în prealabil. Procesul poate începe numai după ce utilizatorul a bifat în mod activ căsuța prevăzută în acest scop.

Consimțământul se referă la prelucrarea categoriilor speciale de date cu caracter personal, în măsura în care acestea sunt necesare pentru completarea formularului selectat de utilizator.

Consimțământul poate fi retras în orice moment pe durata procesului de completare, cu efect pentru viitor. În acest scop, utilizatorul poate folosi funcția „Anulează procesul”. Înainte de anulare se solicită din nou o confirmare. Dacă anularea este confirmată, procesul curent este încheiat, iar datele procesului stocate pentru continuarea completării formularului sunt șterse. Ulterior, utilizatorul este redirecționat către Formhelfer.

Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului până la momentul retragerii.

6. Stocarea în browser în timpul completării

Pentru ca un formular să poată fi completat pe parcursul mai multor întrebări, informațiile necesare procesului curent sunt stocate temporar în browserul utilizatorului.

În acest scop, Formhelfer utilizează în special Session Storage al browserului. În timpul completării, aici pot fi stocate date cu caracter personal, stadiul curent al procesării și informații privind parcursul întrebărilor de până atunci.

Această stocare servește la realizarea tehnică a procesului curent de completare și la reutilizarea informațiilor deja introduse în cadrul acestui proces.

Datele stocate în Session Storage sunt, în principiu, limitate la sesiunea respectivă a browserului. Utilizatorul poate, de asemenea, să încheie procesul curent prin funcția „Anulează procesul” și să șteargă datele stocate pentru acel proces. În plus, după finalizarea completării, Formhelfer oferă utilizatorului posibilitatea de a șterge datele stocate pentru proces.

În cadrul funcționalităților actuale, Formhelfer nu stochează permanent în browser datele personale din cerere sub forma unui profil de utilizator.

Setările necesare din punct de vedere tehnic, de exemplu limba selectată, pot fi stocate în browser separat de datele personale din cerere.

7. Cookie de sesiune și sesiune pe server

Pentru funcția de formular, Formhelfer utilizează o sesiune necesară din punct de vedere tehnic. Astfel, solicitările individuale ale unui utilizator din timpul completării pot fi asociate aceluiași proces curent.

În acest scop se utilizează un cookie de sesiune. Cookie-ul nu este folosit pentru publicitate sau pentru crearea unui profil de utilizator.

Accesul la cookie prin JavaScript este restricționat tehnic. În exploatarea prin HTTPS, cookie-ul este transmis exclusiv printr-o conexiune securizată.

În măsura în care stocarea sau citirea informațiilor pe dispozitivul utilizatorului este strict necesară pentru funcția de formular solicitată în mod expres, aceasta se realizează în conformitate cu § 25 alin. (2) nr. 2 TDDDG, fără consimțământ separat.

Datele de sesiune de pe server sunt prelucrate într-un Redis Session Store accesibil exclusiv intern, pe același server operat în Germania. Session Store-ul funcționează fără persistență permanentă Redis și fără o copie de siguranță separată a datelor de sesiune. Durata maximă de viață a unei sesiuni este de 24 de ore.

Dacă utilizatorul folosește în timpul procesului funcția „Anulează procesul” și confirmă anularea sau, după finalizare, utilizează funcția de ștergere prevăzută, datele cererii și ale procesului stocate pentru continuarea completării în sesiunea respectivă sunt șterse imediat.

Dacă nu are loc o ștergere manuală, aceste date de pe server sunt șterse cel târziu la expirarea perioadei de păstrare a sesiunii, de maximum 24 de ore.

8. Crearea și furnizarea cererii completate

După finalizarea întrebărilor, Formhelfer generează din datele introduse un document PDF completat.

PDF-ul generat și fișierele necesare pentru previzualizarea protejată sunt stocate temporar pe serverul Formhelfer. Acestea nu se află într-un director accesibil publicului. Accesul la documentul generat sau la previzualizarea acestuia este legat de sesiunea corespunzătoare.

După o descărcare reușită, PDF-ul generat și fișierele de previzualizare aferente sunt șterse.

Dacă documentul nu este descărcat, fișierele temporare sunt șterse automat. De îndată ce se atinge o durată de stocare de 24 de ore, PDF-ul generat și fișierele de previzualizare aferente sunt șterse automat în cadrul următorului proces periodic de curățare.

Stocarea temporară servește exclusiv la crearea, afișarea și furnizarea cererii completate solicitate de utilizator.

9. Traducerea anumitor texte libere cu OpenAI

Formhelfer poate utiliza traducerea asistată de inteligență artificială în anumite câmpuri ale formularului.

Această prelucrare are loc numai pentru câmpurile de text liber prevăzute în acest scop, atunci când ghidarea prin formular este utilizată într-o altă limbă decât germana și răspunsul respectiv trebuie tradus în germană pentru formularul în limba germană.

Atunci când ghidarea prin formular este în limba germană, textele libere nu sunt transmise către OpenAI în scopul traducerii.

În acest proces, întreaga cerere nu este transmisă automat serviciului de inteligență artificială. Sunt transmise textele libere completate și destinate traducerii, inclusiv un identificator tehnic al câmpului. Mai multe texte libere destinate traducerii pot fi prelucrate împreună.

Deoarece utilizatorii pot introduce singuri informații într-un câmp de text liber, textele transmise pot conține date cu caracter personal și, în cazuri individuale, chiar categorii speciale de date cu caracter personal. Textele libere transmise pentru traducere nu sunt anonimizate în mod general înainte de transmitere.

Pentru traducere este utilizat API-ul OpenAI.

Pentru utilizatorii din Spațiul Economic European, prelucrarea are loc în cadrul dispozițiilor contractuale privind protecția datelor aplicabile cu OpenAI. OpenAI prelucrează datele clienților furnizate prin API în calitate de persoană împuternicită de operator, în conformitate cu acordurile aplicabile.

Potrivit informațiilor furnizate de OpenAI, datele transmise prin API nu sunt utilizate în mod implicit pentru antrenarea modelelor, cu excepția cazului în care clientul API și-a dat în mod expres acordul pentru o astfel de utilizare.

În cazul API-ului utilizat, conținutul poate fi stocat de OpenAI, în principiu, pentru o perioadă de până la 30 de zile în cadrul controalelor de securitate și de prevenire a abuzurilor. O stocare mai îndelungată poate avea loc în cazuri excepționale impuse de lege sau de cerințe de securitate.

În măsura în care datele sunt prelucrate în afara Spațiului Economic European în cadrul furnizării serviciilor, transferul se realizează în conformitate cu garanțiile de protecție a datelor prevăzute de OpenAI, în special, după caz, pe baza deciziilor privind caracterul adecvat sau a clauzelor contractuale standard.

10. Găzduire prin netcup

Formhelfer este operat pe un server virtual al netcup GmbH, Emmy-Noether-Str. 10, 76131 Karlsruhe, Germania. Centrul de date utilizat pentru Formhelfer se află în Nürnberg, Germania.

Pe server sunt prelucrate datele necesare pentru funcționarea tehnică. La utilizarea asistentului pentru formulare, acestea pot include în special datele de sesiune necesare procesului curent de completare, precum și fișiere PDF și de previzualizare generate temporar.

Cu netcup a fost încheiat un contract de prelucrare a datelor în numele operatorului, în conformitate cu art. 28 din RGPD. Contractul acoperă prelucrarea datelor cu caracter personal în numele Formhelfer. Conform configurației convenite și locației selectate a serverului, găzduirea efectivă a serverului Formhelfer are loc în Germania.

netcup poate utiliza pentru furnizarea serviciilor subîmputerniciții enumerați în contractul de prelucrare. Subîmputerniciții menționați în acordul verificat se află în Germania, respectiv Austria și, prin urmare, în Uniunea Europeană.

11. Jurnale tehnice ale serverului și de securitate

Pentru exploatarea în producție, Formhelfer aplică principiul reducerii la minimum a datelor în jurnalele tehnice.

Pentru serverul web intermediar, respectiv Reverse Proxy (Caddy), nu sunt activate jurnale de acces permanente. Prin urmare, Formhelfer nu păstrează în mod obișnuit un istoric al vizitatorilor privind accesările site-ului sau ale asistentului pentru formulare.

În măsura în care, pentru funcționare, analiza erorilor sau securitate, sunt generate jurnale tehnice de eroare sau de sistem, acestea pot conține informații tehnice precum momentul, componenta de sistem afectată, informații despre erori sau stare și, în funcție de procesul tehnic, și date de conexiune cu caracter personal. Formhelfer este configurat astfel încât răspunsurile din formulare, corpurile solicitărilor, conținutul sesiunilor și cookie-urile să nu fie introduse în mod intenționat în astfel de jurnale.

Jurnalele tehnice proprii de eroare și de sistem sunt păstrate cel mult 7 zile și apoi șterse automat. Accesul este limitat la administrarea sistemului. Nu este prevăzută arhivarea pe termen lung a acestor jurnale.

Independent de aceasta, netcup poate prelucra date tehnice de securitate în cadrul operării și protejării propriei infrastructuri. Pentru astfel de prelucrări se aplică regulile de protecție a datelor și de păstrare ale furnizorului de găzduire.

12. Destinatarii datelor cu caracter personal

Datele cu caracter personal sunt transmise altor entități numai în măsura în care acest lucru este necesar pentru furnizarea Formhelfer sau există o obligație legală.

În cadrul funcționalităților descrise, destinatarii sau persoanele împuternicite de operator includ în special:

• netcup GmbH pentru găzduire și infrastructură tehnică,
• OpenAI pentru traducerea textelor libere prevăzute în acest scop.

Bibliotecile și programele tehnice executate local pe serverul Formhelfer sau în browser nu reprezintă destinatari independenți ai datelor cu caracter personal, în măsura în care nu sunt transmise date producătorilor acestora sau altor entități externe.

Formhelfer nu transmite din proprie inițiativă cererea finalizată unei autorități. Utilizatorul primește cererea completată și decide singur asupra utilizării sau transmiterii ulterioare a acesteia.

13. Durata de stocare și ștergerea

Formhelfer aplică principiul păstrării datelor personale din cerere numai atât timp cât este necesar din punct de vedere tehnic pentru procesul respectiv de completare.

Pentru funcția de formular se aplică în special următoarele principii:

• Datele personale sunt prelucrate în timpul procesului curent de completare în browser și în sesiunea corespunzătoare de pe server.
• În timpul unui proces curent, utilizatorul poate folosi funcția „Anulează procesul”. Dacă anularea este confirmată, procesul curent este încheiat, iar datele stocate pentru continuarea completării formularului sunt șterse.
• Și după finalizarea procesului de completare există posibilitatea de a șterge datele personale de sesiune stocate pentru continuarea prelucrării formularului.
• Fără ștergere manuală, datele cererii și de procesare de pe server sunt șterse cel târziu după perioada de păstrare a sesiunii, de maximum 24 de ore.
• Documentele PDF generate și fișierele de previzualizare sunt șterse după descărcarea reușită. Dacă nu are loc nicio descărcare, acestea sunt șterse automat după atingerea unei durate de stocare de 24 de ore, în cadrul următorului proces periodic de curățare.
• Jurnalele tehnice proprii de eroare și de sistem sunt păstrate cel mult 7 zile.
• Pentru datele transmise către OpenAI în cadrul traducerii textelor libere se aplică suplimentar regulile de păstrare ale serviciului API utilizat. Potrivit OpenAI, în cazul API-ului utilizat, conținutul poate fi păstrat, în principiu, până la 30 de zile în cadrul controalelor de securitate și de prevenire a abuzurilor.

14. Fără stocare permanentă a cererilor sau a profilurilor de utilizator

În cadrul funcționalităților descrise, Formhelfer nu oferă stocarea permanentă a cererilor completate și nici un profil de utilizator permanent.

Prin urmare, datele personale din cerere nu sunt stocate în scopul de a fi puse automat din nou la dispoziția utilizatorului la o utilizare ulterioară și independentă a Formhelfer.

Reutilizarea informațiilor deja furnizate în cadrul unui proces curent de completare nu este afectată de aceasta.

15. Cookie-uri, stocarea în browser și servicii opționale

În cadrul funcționalităților descrise, Formhelfer utilizează numai mecanisme de stocare necesare pentru furnizarea funcției de formular dorite de utilizator sau pentru setări necesare din punct de vedere tehnic. Acestea includ în special cookie-ul de sesiune necesar tehnic, Session Storage în timpul procesului de completare și, după caz, stocarea locală a unor setări tehnice necesare, precum limba selectată.

Aceste stocări necesare din punct de vedere tehnic nu sunt utilizate pentru publicitate sau urmărirea utilizatorilor între servicii. În măsura în care se aplică § 25 alin. (2) nr. 2 TDDDG, nu este necesar un consimțământ separat.

Google Analytics sau servicii opționale comparabile de analiză ori marketing nu sunt activate în cadrul funcționalităților descrise. Înainte de o eventuală activare ulterioară a unor astfel de servicii, prelucrarea datelor și necesitatea consimțământului vor fi verificate separat, iar informațiile necesare privind protecția datelor sau o soluție de consimțământ necesară vor fi implementate înainte de activare.

Și serviciile de plată sau alte servicii externe adăugate ulterior vor fi verificate din perspectiva protecției datelor înainte de activare și vor fi incluse în această declarație, în măsura în care este necesar.

16. Securitate

Formhelfer aplică măsuri tehnice și organizatorice pentru a proteja datele cu caracter personal împotriva pierderii, accesului neautorizat, modificării nepermise și divulgării neautorizate.

Aceste măsuri includ în special limitarea stocării la perioada necesară funcției de formular, separarea conținutului web accesibil public de documentele generate și protejate, accesul legat de sesiune la documentele și previzualizările generate, ștergerea automată a documentelor temporare, restricționarea accesului din partea clientului la cookie-urile de sesiune și evitarea conținutului personal inutil în jurnalele aplicației.

Formhelfer este furnizat printr-o conexiune protejată HTTPS și un Reverse Proxy. Serverul aplicației și Session Store-ul nu sunt accesibile direct publicului.

Mediul de producție este configurat în conformitate cu măsurile tehnice și organizatorice descrise în această declarație de protecție a datelor.

17. Drepturile persoanelor vizate

În măsura în care sunt îndeplinite condițiile legale, persoanele vizate au, în temeiul RGPD, în special dreptul:

• să solicite informații cu privire la datele cu caracter personal care le privesc,
• să solicite rectificarea datelor cu caracter personal inexacte,
• să solicite ștergerea datelor cu caracter personal,
• să solicite restricționarea prelucrării,
• să primească datele într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, în măsura în care sunt îndeplinite condițiile dreptului la portabilitatea datelor,
• să se opună unei prelucrări, în măsura în care sunt îndeplinite condițiile legale, precum și
• să retragă în orice moment un consimțământ acordat, cu efect pentru viitor.

În măsura în care consimțământul pentru prelucrarea categoriilor speciale de date cu caracter personal privește procesul curent de completare, acesta poate fi retras în timpul procesului prin funcția „Anulează procesul”. Dacă anularea este confirmată, procesul curent este încheiat, iar datele stocate pentru continuarea completării formularului sunt șterse.

Independent de aceasta, solicitările privind exercitarea drepturilor persoanelor vizate pot fi trimise la adresa de contact indicată mai jos.

Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate până la momentul retragerii.

Solicitările pentru exercitarea acestor drepturi pot fi trimise la următoarea adresă:

kontakt@formhelfer.de

Deoarece Formhelfer prelucrează, în principiu, datele din cereri doar pentru o perioadă scurtă și fără un cont de utilizator permanent, după ștergere este posibil ca datele să nu mai poată fi asociate unei anumite persoane sau utilizări. Datele deja șterse nu pot fi restaurate sau furnizate ulterior.

18. Dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere a protecției datelor

În conformitate cu art. 77 din RGPD, persoanele vizate au dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere a protecției datelor dacă consideră că prelucrarea datelor lor cu caracter personal încalcă RGPD.

Dreptul de a depune o plângere poate fi exercitat în special la o autoritate de supraveghere din statul membru al reședinței obișnuite, al locului de muncă sau al locului presupusei încălcări.

19. Servicii viitoare și modificări ale acestei declarații de protecție a datelor

Această declarație de protecție a datelor va fi adaptată dacă se modifică funcțiile oferite de Formhelfer, furnizorii de servicii utilizați sau organizarea tehnică și juridică a prelucrării datelor.

În special, serviciile care nu sunt încă activate vor fi descrise ca prelucrare curentă numai după stabilirea implementării lor tehnice concrete. Acest lucru privește în special utilizarea planificată a e-mailului și un posibil formular de contact, precum și servicii ulterioare de analiză și plată.

Înainte de activarea Google Analytics sau a unor servicii comparabile de urmărire se va verifica în special dacă și în ce formă este necesar consimțământul. Înainte de activarea Stripe, PayPal sau a altor servicii de plată, fluxurile concrete de date și cerințele lor privind protecția datelor vor fi verificate separat.

Această declarație de protecție a datelor descrie configurația serverului, a cookie-urilor, a jurnalizării și a furnizorilor de servicii utilizată la momentul publicării.

Versiune: octombrie 2026