Политика конфиденциальности

1. Ответственное лицо

Ответственным за обработку персональных данных в рамках Formhelfer является:

Brendan Kiernan
Pfalzburger Straße 73
10719 Berlin
Германия

Эл. почта: kontakt@formhelfer.de

2. Обзор: веб-сайт и помощник по заполнению форм

Formhelfer — частный сервис, помогающий при заполнении форм. Formhelfer не является государственным органом и не оказывает юридических консультаций.

При использовании Formhelfer следует различать две ситуации обработки данных:

a) Посещение веб-сайта/лендинга: При простом открытии общедоступного веб-сайта персональные данные заявления для процесса заполнения формы ещё не обрабатываются. Выполняется только обработка данных, необходимая для технического предоставления веб-сайта, в частности в связи с хостингом и технической коммуникацией.

b) Использование помощника по заполнению форм: Только после начала пользователем процесса заполнения формы обрабатываются данные, необходимые для выбранного заявления. К ним относятся, в частности, описанные ниже данные браузера и сессии, сведения из формы, при необходимости особо защищаемые данные, временные PDF-файлы и файлы предварительного просмотра, а в отдельных случаях — свободные текстовые ответы для перевода.

3. Обработка данных в помощнике по заполнению форм

Конкретные персональные данные, которые обрабатываются, зависят от выбранной формы и сведений, предоставленных пользователем. Поэтому Formhelfer не собирает одинаковые данные при каждом использовании.

В зависимости от формы могут, в частности, обрабатываться следующие категории данных:

• основные и идентификационные данные, например имя и дата рождения,
• контактные и адресные данные,
• сведения о семейном положении, домохозяйстве, детях и других членах семьи,
• сведения о занятости, образовании или профессиональном положении,
• сведения о доходах, имуществе, социальных выплатах и других финансовых обстоятельствах,
• банковские реквизиты,
• сведения о жилье и арендных отношениях,
• сведения о страховании и социальном обеспечении,
• официальные идентификаторы, номера дел или другие идентификационные номера, а также
• другие сведения и свободные текстовые ответы, необходимые для выбранной формы.

В зависимости от выбранной формы или сведений, добровольно введённых в поля свободного текста, могут также обрабатываться особые категории персональных данных в смысле статьи 9(1) GDPR. К ним могут относиться, например, данные о здоровье или иная особо защищаемая информация.

Данные обрабатываются только в объёме, необходимом для используемой пользователем функции формы.

4. Цель обработки данных формы

Введённые данные обрабатываются для того, чтобы пошагово провести пользователя через выбранную форму, повторно использовать уже предоставленные сведения в рамках текущего процесса заполнения, скрывать или пропускать вопросы, которые не требуются с учётом предыдущих ответов, сопоставлять сведения с соответствующими полями формы, а затем сформировать и предоставить заполненное заявление.

Formhelfer не принимает автоматизированных решений, имеющих юридические последствия для заявления. В частности, Formhelfer не решает, будет заявление одобрено или отклонено. Такое решение принимает компетентный орган.

5. Правовые основания и согласие на обработку особо защищаемых данных

Если обработка персональных данных необходима для предоставления функции формы, прямо запрошенной пользователем, обработка осуществляется на основании статьи 6(1)(b) GDPR.

Если в рамках заполнения формы обрабатываются особые категории персональных данных в смысле статьи 9(1) GDPR, такая обработка осуществляется на основании явного согласия пользователя в соответствии со статьёй 9(2)(a) GDPR.

Перед началом заполнения формы пользователя явно просят предоставить это согласие. Согласие не отмечено заранее. Процесс заполнения можно начать только после того, как пользователь сам установит предусмотренный для этого флажок.

Согласие охватывает обработку особых категорий персональных данных в той мере, в какой это необходимо для заполнения выбранной пользователем формы.

Согласие можно в любое время отозвать в ходе текущего процесса заполнения с действием на будущее. Для этого пользователь может воспользоваться функцией «Прервать процесс». Перед прерыванием запрашивается подтверждение. После подтверждения текущий процесс заполнения завершается, а данные процесса, сохранённые для дальнейшей обработки формы, удаляются. Затем пользователь возвращается в Formhelfer.

Отзыв согласия не влияет на законность обработки, выполненной на основании согласия до его отзыва.

6. Хранение в браузере во время заполнения формы

Чтобы форму можно было заполнять последовательно через несколько вопросов, сведения, необходимые для текущего процесса заполнения, временно сохраняются в браузере пользователя.

Для этого Formhelfer, в частности, использует Session Storage браузера. Во время заполнения там могут храниться персональные сведения, текущий статус обработки и информация о вопросах, на которые уже были даны ответы.

Это хранение служит для технического обеспечения текущего процесса заполнения и повторного использования уже введённых в его рамках сведений.

Данные, сохранённые в Session Storage, как правило, ограничены соответствующей сессией браузера. Пользователь также может завершить текущий процесс с помощью функции «Прервать процесс» и удалить сохранённые для него данные. Кроме того, после завершения заполнения Formhelfer предоставляет возможность удалить данные, сохранённые для этого процесса.

В рамках текущего функционала Formhelfer не хранит персональные данные заявления в браузере постоянно в виде профиля пользователя.

Технически необходимые настройки, например выбранный язык, могут храниться в браузере независимо от персональных данных заявления.

7. Сессионный cookie и серверная сессия

Для работы формы Formhelfer использует технически необходимую сессию. Благодаря этому отдельные запросы пользователя во время заполнения могут быть отнесены к одному и тому же текущему процессу.

Для этого используется сессионный cookie. Он не используется для рекламы или создания профиля пользователя.

Доступ к cookie через JavaScript технически ограничен. Cookie передаётся исключительно через защищённое HTTPS-соединение.

Если хранение информации на конечном устройстве пользователя или доступ к ней строго необходимы для функции формы, прямо запрошенной пользователем, это осуществляется без отдельного согласия в соответствии с § 25 абз. 2 № 2 TDDDG.

Серверные данные сессии обрабатываются в хранилище сессий Redis, доступном только внутренне на том же сервере, который эксплуатируется в Германии. Хранилище работает без постоянного сохранения Redis и без отдельного резервного копирования данных сессий. Максимальный срок существования сессии составляет 24 часа.

Если пользователь во время текущего процесса выбирает функцию «Прервать процесс» и подтверждает прерывание либо использует функцию удаления после завершения процесса, данные заявления и процесса, сохранённые в соответствующей сессии для дальнейшей обработки формы, удаляются немедленно.

Если ручное удаление не выполняется, эти серверные данные удаляются не позднее истечения срока хранения сессии, составляющего не более 24 часов.

8. Создание и предоставление заполненного заявления

После завершения вопросов Formhelfer формирует из введённых данных заполненный PDF-документ.

Созданный PDF и файлы, необходимые для защищённого предварительного просмотра, временно хранятся на сервере Formhelfer. Они не находятся в общедоступном каталоге. Доступ к созданному документу и его предварительному просмотру привязан к соответствующей сессии.

После успешного скачивания созданный PDF и связанные с ним файлы предварительного просмотра удаляются.

Если документ не скачан, временные файлы удаляются автоматически. Как только срок хранения достигает 24 часов, созданный PDF и связанные с ним файлы предварительного просмотра автоматически удаляются в рамках следующего планового процесса очистки.

Временное хранение используется исключительно для создания, отображения и предоставления заполненного заявления, запрошенного пользователем.

9. Перевод отдельных свободных текстовых ответов с помощью OpenAI

В отдельных полях формы Formhelfer может использовать перевод с поддержкой ИИ.

Такая обработка выполняется только для специально обозначенных полей свободного текста, если сопровождение формы используется не на немецком языке и соответствующий ответ необходимо перевести на немецкий для немецкоязычной формы.

При использовании сопровождения формы на немецком языке свободные текстовые ответы не передаются OpenAI для перевода.

Полное заявление не передаётся автоматически ИИ-сервису. Передаются только заполненные свободные текстовые ответы, обозначенные для перевода, вместе с техническим идентификатором поля. Несколько таких ответов могут обрабатываться совместно.

Поскольку пользователи сами могут вводить сведения в поле свободного текста, передаваемые тексты могут содержать персональные данные, а в отдельных случаях — особые категории персональных данных. Свободные тексты, передаваемые для перевода, как правило, не анонимизируются до передачи.

Для перевода используется API OpenAI.

Для пользователей в Европейской экономической зоне обработка осуществляется в соответствии с применимыми договорными положениями о защите данных с OpenAI. OpenAI обрабатывает данные клиентов, переданные через API, в качестве обработчика согласно применимым соглашениям.

По данным OpenAI, данные, переданные через API, по умолчанию не используются для обучения моделей, если клиент API явно не согласился на такое использование.

При используемом API содержимое в рамках контроля безопасности и предотвращения злоупотреблений, как правило, может храниться OpenAI до 30 дней. В исключительных случаях возможно более длительное хранение, если этого требуют правовые основания или соображения безопасности.

Если при предоставлении услуги данные обрабатываются за пределами Европейской экономической зоны, передача осуществляется на основании предусмотренных OpenAI гарантий защиты данных, в частности, где применимо, решений об адекватности или стандартных договорных положений.

10. Хостинг у netcup

Formhelfer работает на виртуальном сервере компании netcup GmbH, Emmy-Noether-Str. 10, 76131 Karlsruhe, Германия. Центр обработки данных, используемый для Formhelfer, находится в Нюрнберге, Германия.

На сервере обрабатываются данные, необходимые для технической работы. При использовании помощника по заполнению форм это может включать, в частности, данные сессии, необходимые для текущего процесса заполнения, а также временно созданные PDF-файлы и файлы предварительного просмотра.

С netcup заключён договор об обработке данных по поручению в соответствии со статьёй 28 GDPR. Он охватывает обработку персональных данных по поручению Formhelfer. С учётом согласованной конфигурации и выбранного местоположения сервера сам сервер Formhelfer размещён в Германии.

Для предоставления своих услуг netcup может привлекать субобработчиков, перечисленных в договоре об обработке данных. Субобработчики, указанные в проверенном договоре, находятся в Германии или Австрии и, следовательно, в Европейском союзе.

11. Технические серверные журналы и журналы безопасности

В отношении технических журналов Formhelfer в рабочей среде следует принципу минимизации данных.

Для расположенного перед приложением веб-сервера или reverse proxy (Caddy) постоянные журналы доступа не включены. Поэтому Formhelfer не ведёт регулярную историю посещений веб-сайта или помощника по заполнению форм.

Если для эксплуатации, устранения ошибок или обеспечения безопасности создаются технические журналы ошибок или системы, они могут содержать технические сведения, например время, затронутый компонент системы, сведения об ошибке или статусе и, в зависимости от технического процесса, персональные данные соединения. Formhelfer настроен так, чтобы намеренно не выводить в такие журналы ответы из форм, тела запросов, содержимое сессий или cookies.

Собственные технические журналы ошибок и системы Formhelfer хранятся не более 7 дней, после чего автоматически удаляются. Доступ ограничен администрированием системы. Долгосрочное резервное хранение этих журналов не предусмотрено.

Независимо от этого netcup может обрабатывать технические данные безопасности в рамках эксплуатации и защиты собственной инфраструктуры. К такой обработке применяются правила хостинг-провайдера о защите данных и сроках хранения.

12. Получатели персональных данных

Персональные данные передаются получателям только в той мере, в какой это необходимо для предоставления Formhelfer или существует соответствующая юридическая обязанность.

В рамках описанного функционала к получателям или обработчикам, в частности, относятся:

• netcup GmbH — для хостинга и технической инфраструктуры,
• OpenAI — для перевода предназначенных для этого свободных текстовых ответов.

Технические библиотеки и программы, выполняемые локально на сервере Formhelfer или в браузере, не являются самостоятельными получателями персональных данных, если при этом данные не передаются их производителям или другим внешним сторонам.

Formhelfer самостоятельно не передаёт готовое заявление государственному органу. Пользователь получает заполненное заявление и сам решает, как использовать или передать его далее.

13. Сроки хранения и удаление

Formhelfer следует принципу хранения персональных данных заявления только столько времени, сколько это технически необходимо для соответствующего процесса заполнения формы.

В частности, для функции формы действуют следующие принципы:

• Персональные сведения во время текущего процесса заполнения обрабатываются в браузере и в связанной серверной сессии.
• Во время текущего процесса пользователь может воспользоваться функцией «Прервать процесс». Если прерывание подтверждено, текущий процесс завершается, а данные процесса, сохранённые для дальнейшей обработки формы, удаляются.
• После завершения заполнения также доступна возможность удалить персональные данные сессии, сохранённые для дальнейшей обработки формы.
• Без ручного удаления серверные данные заявления и обработки удаляются не позднее истечения срока хранения сессии, составляющего не более 24 часов.
• Созданные PDF-документы и файлы предварительного просмотра удаляются после успешного скачивания. Если скачивание не происходит, после достижения срока хранения в 24 часа они автоматически удаляются в рамках следующего планового процесса очистки.
• Собственные технические журналы ошибок и системы Formhelfer хранятся не более 7 дней.
• Для данных, переданных OpenAI в рамках перевода свободного текста, дополнительно действуют правила хранения используемого API-сервиса. По данным OpenAI, при используемом API содержимое в рамках контроля безопасности и предотвращения злоупотреблений, как правило, может храниться до 30 дней.

14. Отсутствие постоянного хранения заявлений или профилей пользователей

В рамках описанного функционала Formhelfer не предлагает постоянного хранения заполненных заявлений и постоянного профиля пользователя.

Поэтому персональные данные заявления не сохраняются с целью автоматически предоставить их пользователю при последующем отдельном использовании Formhelfer.

Это не затрагивает повторное использование уже предоставленных сведений в рамках текущего процесса заполнения.

15. Cookies, хранилище браузера и дополнительные сервисы

В рамках описанного функционала Formhelfer использует только механизмы хранения, необходимые для предоставления запрошенной пользователем функции формы или для технически необходимых настроек. К ним относятся, в частности, технически необходимый сессионный cookie, Session Storage во время заполнения и, при необходимости, локальное хранение технически необходимых настроек, например выбранного языка.

Эти технически необходимые механизмы хранения не используются для рекламы или отслеживания пользователей между собой. Если применим § 25 абз. 2 № 2 TDDDG, отдельное согласие для этого не требуется.

Google Analytics или сопоставимые дополнительные аналитические или маркетинговые сервисы в рамках описанного функционала не активированы. Перед возможной последующей активацией таких сервисов их обработка данных и необходимость согласия будут отдельно проверены, а необходимые сведения о защите данных или решение для получения согласия будут реализованы до активации.

Платёжные сервисы или другие внешние сервисы, которые могут быть добавлены позднее, также будут до активации проверены на соответствие требованиям защиты данных и при необходимости добавлены в настоящую Политику конфиденциальности.

16. Безопасность

Formhelfer применяет технические и организационные меры для защиты персональных данных от утраты, несанкционированного доступа, неправомерного изменения и несанкционированного раскрытия.

К этим мерам, в частности, относятся ограничение хранения периодом, необходимым для функции формы, отделение общедоступного веб-контента от защищённых созданных документов, привязанный к сессии доступ к созданным документам и предварительным просмотрам, автоматическое удаление временных документов, ограничение клиентского доступа к сессионным cookies и предотвращение появления ненужных персональных данных в журналах приложения.

Formhelfer предоставляется через защищённое HTTPS-соединение и reverse proxy. Сервер приложения и хранилище сессий не доступны напрямую из общедоступного интернета.

Рабочая среда настроена в соответствии с техническими и организационными мерами, описанными в настоящей Политике конфиденциальности.

17. Права субъектов данных

При наличии предусмотренных законом условий субъекты данных имеют, в частности, следующие права в соответствии с GDPR:

• запрашивать доступ к относящимся к ним персональным данным,
• требовать исправления неверных персональных данных,
• требовать удаления персональных данных,
• требовать ограничения обработки,
• получать данные в структурированном, общепринятом и машиночитаемом формате, если выполнены условия права на переносимость данных,
• возражать против обработки при наличии предусмотренных законом условий, а также
• в любое время отзывать согласие с действием на будущее.

Если согласие на обработку особых категорий персональных данных относится к текущему процессу заполнения, его можно отозвать в ходе этого процесса с помощью функции «Прервать процесс». При подтверждении прерывания текущий процесс завершается, а данные процесса, сохранённые для дальнейшей обработки формы, удаляются.

Независимо от этого запросы на осуществление прав субъекта данных можно направлять по указанному ниже контактному адресу.

Отзыв согласия не влияет на законность обработки, выполненной до его отзыва.

Запросы на осуществление этих прав можно направлять по следующему адресу:

kontakt@formhelfer.de

Поскольку Formhelfer, как правило, обрабатывает данные заявления лишь кратковременно и без постоянной учётной записи пользователя, после удаления данные при определённых обстоятельствах уже невозможно связать с конкретным лицом или использованием. Уже удалённые данные невозможно впоследствии восстановить или предоставить.

18. Право подать жалобу в надзорный орган по защите данных

В соответствии со статьёй 77 GDPR субъекты данных имеют право подать жалобу в надзорный орган по защите данных, если считают, что обработка их персональных данных нарушает GDPR.

Право на подачу жалобы может быть реализовано, в частности, в надзорном органе государства-члена по месту обычного проживания, месту работы или месту предполагаемого нарушения.

19. Будущие сервисы и изменения настоящей Политики конфиденциальности

Настоящая Политика конфиденциальности будет обновляться, если изменятся функции, предлагаемые Formhelfer, используемые поставщики услуг либо техническая или правовая организация обработки данных.

В частности, ещё не активированные сервисы будут описываться как текущая обработка только после того, как будет определена их конкретная техническая реализация. Это относится прежде всего к планируемому использованию электронной почты и возможной контактной форме, а также к будущим аналитическим и платёжным сервисам.

Перед активацией Google Analytics или сопоставимых сервисов отслеживания будет, в частности, проверено, требуется ли согласие и в какой форме. Перед активацией Stripe, PayPal или других платёжных сервисов их конкретные потоки данных и требования к защите данных будут проверены отдельно.

Настоящая Политика конфиденциальности описывает конфигурацию сервера, cookies, журналирования и поставщиков услуг, используемую на момент её публикации.

Актуально на: октябрь 2026 г.