Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem odpowiedzialnym za przetwarzanie danych osobowych w ramach Formhelfer jest:

Brendan Kiernan
Pfalzburger Straße 73
10719 Berlin
Niemcy

E-mail: kontakt@formhelfer.de

2. Przegląd: strona internetowa i asystent formularzy

Formhelfer jest prywatną usługą wspierającą w wypełnianiu formularzy. Formhelfer nie jest urzędem i nie świadczy porad prawnych.

Podczas korzystania z Formhelfer należy rozróżnić dwie sytuacje przetwarzania danych:

a) Wizyta na stronie internetowej/landing page: Samo otwarcie publicznej strony internetowej nie powoduje jeszcze przetwarzania osobistych danych wniosku w ramach procesu formularza. Przetwarzane są jedynie dane niezbędne do technicznego udostępnienia strony, w szczególności w związku z hostingiem i komunikacją techniczną.

b) Korzystanie z asystenta formularzy: Dopiero gdy użytkownik rozpocznie proces formularza, przetwarzane są dane wymagane dla wybranego wniosku. Obejmują one w szczególności opisane poniżej dane przeglądarki i sesji, dane formularza, ewentualnie dane szczególnie chronione, tymczasowe pliki PDF i podglądu oraz w określonych przypadkach teksty swobodne przeznaczone do tłumaczenia.

3. Przetwarzanie danych w asystencie formularzy

To, jakie konkretnie dane osobowe są przetwarzane, zależy od wybranego formularza i informacji podanych przez użytkownika. Formhelfer nie zbiera więc przy każdym użyciu tych samych danych.

W zależności od formularza mogą być przetwarzane w szczególności następujące kategorie danych:

• dane podstawowe i identyfikacyjne, np. imię, nazwisko i data urodzenia,
• dane kontaktowe i adresowe,
• informacje o stanie cywilnym, gospodarstwie domowym, dzieciach i innych członkach rodziny,
• informacje o zatrudnieniu, wykształceniu lub sytuacji zawodowej,
• informacje o dochodach, majątku, świadczeniach socjalnych i innych warunkach ekonomicznych,
• dane rachunku bankowego,
• informacje o warunkach mieszkaniowych i stosunkach najmu,
• informacje dotyczące ubezpieczeń i ubezpieczeń społecznych,
• oznaczenia urzędowe, numery spraw lub inne numery identyfikacyjne oraz
• inne dane i teksty swobodne wymagane dla wybranego formularza.

W zależności od wybranego formularza lub dobrowolnych informacji wpisanych w polach tekstowych mogą być również przetwarzane szczególne kategorie danych osobowych w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO. Mogą to być np. dane dotyczące zdrowia lub inne szczególnie chronione informacje.

Dane są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do działania funkcji formularza używanej przez użytkownika.

4. Cel przetwarzania danych formularza

Wprowadzone dane są przetwarzane w celu przeprowadzenia użytkownika krok po kroku przez wybrany formularz, ponownego wykorzystania informacji już podanych w bieżącym procesie, ukrywania lub pomijania pytań, które na podstawie wcześniejszych odpowiedzi nie są potrzebne, przypisania danych do odpowiednich pól formularza oraz utworzenia i udostępnienia wypełnionego wniosku.

Formhelfer nie podejmuje zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne dla wniosku. W szczególności Formhelfer nie decyduje o przyznaniu ani odmowie świadczenia. Decyzję podejmuje właściwy urząd.

5. Podstawy prawne i zgoda na przetwarzanie danych szczególnie chronionych

Jeżeli przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do udostępnienia funkcji formularza wyraźnie żądanej przez użytkownika, odbywa się ono na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Jeżeli w ramach procesu formularza przetwarzane są szczególne kategorie danych osobowych w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO, przetwarzanie odbywa się na podstawie wyraźnej zgody użytkownika zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. a RODO.

Przed rozpoczęciem procesu formularza użytkownik jest wyraźnie proszony o udzielenie tej zgody. Zgoda nie jest zaznaczona domyślnie. Proces można rozpocząć dopiero po samodzielnym zaznaczeniu odpowiedniego pola.

Zgoda obejmuje przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych w zakresie niezbędnym do wypełnienia formularza wybranego przez użytkownika.

Zgodę można w każdej chwili wycofać ze skutkiem na przyszłość podczas trwającego procesu formularza. W tym celu użytkownik może użyć funkcji „Przerwij proces”. Przed przerwaniem wymagane jest potwierdzenie. Po potwierdzeniu bieżący proces zostaje zakończony, a dane procesu zapisane do dalszego przetwarzania formularza zostają usunięte. Następnie użytkownik wraca do Formhelfer.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

6. Przechowywanie w przeglądarce podczas wypełniania

Aby formularz mógł być przetwarzany przez kilka kolejnych pytań, informacje niezbędne do bieżącego procesu są tymczasowo przechowywane w przeglądarce użytkownika.

Formhelfer wykorzystuje w tym celu w szczególności Session Storage przeglądarki. Podczas wypełniania mogą być tam przechowywane dane osobowe, aktualny stan procesu oraz informacje o już udzielonych odpowiedziach.

Przechowywanie to służy technicznemu umożliwieniu bieżącego procesu i ponownemu wykorzystaniu informacji już wprowadzonych w jego ramach.

Dane zapisane w Session Storage są zasadniczo ograniczone do danej sesji przeglądarki. Użytkownik może również zakończyć bieżący proces za pomocą funkcji „Przerwij proces” i usunąć zapisane dla niego dane. Po zakończeniu wypełniania Formhelfer udostępnia także możliwość usunięcia danych zapisanych dla tego procesu.

W obecnym zakresie funkcji Formhelfer nie przechowuje trwale osobistych danych wniosku w przeglądarce jako profilu użytkownika.

Ustawienia technicznie niezbędne, np. wybrany język, mogą być przechowywane w przeglądarce niezależnie od osobistych danych wniosku.

7. Plik cookie sesji i sesja po stronie serwera

Do działania formularza Formhelfer wykorzystuje technicznie niezbędną sesję. Dzięki temu poszczególne żądania użytkownika podczas wypełniania mogą zostać przypisane do tego samego bieżącego procesu.

W tym celu używany jest plik cookie sesji. Nie służy on do reklamy ani tworzenia profilu użytkownika.

Dostęp do pliku cookie przez JavaScript jest technicznie ograniczony. Plik cookie jest przesyłany wyłącznie przez zabezpieczone połączenie HTTPS.

Jeżeli zapis lub odczyt informacji na urządzeniu użytkownika jest bezwzględnie konieczny do funkcji formularza wyraźnie żądanej przez użytkownika, odbywa się to zgodnie z § 25 ust. 2 nr 2 TDDDG bez odrębnej zgody.

Dane sesji po stronie serwera są przetwarzane w dostępnym wyłącznie wewnętrznie magazynie sesji Redis na tym samym serwerze działającym w Niemczech. Magazyn sesji działa bez trwałego zapisu Redis i bez osobnej kopii zapasowej danych sesji. Maksymalny czas trwania sesji wynosi 24 godziny.

Jeżeli użytkownik podczas bieżącego procesu wybierze funkcję „Przerwij proces” i potwierdzi przerwanie albo po zakończeniu procesu użyje przewidzianej funkcji usuwania, dane wniosku i procesu zapisane w danej sesji do dalszego przetwarzania formularza są natychmiast usuwane.

Jeżeli użytkownik nie usunie danych ręcznie, dane po stronie serwera są usuwane najpóźniej po upływie okresu przechowywania sesji wynoszącego maksymalnie 24 godziny.

8. Utworzenie i udostępnienie wypełnionego wniosku

Po zakończeniu pytań Formhelfer tworzy z wprowadzonych danych wypełniony dokument PDF.

Utworzony plik PDF oraz pliki potrzebne do chronionego podglądu są tymczasowo przechowywane na serwerze Formhelfer. Nie znajdują się w publicznie dostępnym katalogu. Dostęp odbywa się poprzez identyfikator dokumentu powiązany z bieżącą sesją.

Po pomyślnym pobraniu utworzony plik PDF i powiązane pliki podglądu są usuwane.

Jeżeli dokument nie zostanie pobrany, pliki tymczasowe są usuwane automatycznie. Gdy okres przechowywania osiągnie 24 godziny, utworzony plik PDF i powiązane pliki podglądu są automatycznie usuwane w ramach następnego cyklicznego procesu czyszczenia.

Tymczasowe przechowywanie służy wyłącznie utworzeniu, wyświetleniu i udostępnieniu wypełnionego wniosku żądanego przez użytkownika.

9. Tłumaczenie określonych tekstów swobodnych za pomocą OpenAI

Formhelfer może w określonych polach formularza korzystać z tłumaczenia wspieranego przez sztuczną inteligencję.

Przetwarzanie to odbywa się tylko w przewidzianych do tego polach tekstowych, gdy formularz jest prowadzony w języku innym niż niemiecki, a dana odpowiedź jest potrzebna w niemieckiej wersji formularza.

Przy prowadzeniu formularza w języku niemieckim teksty swobodne nie są przekazywane do OpenAI w celu tłumaczenia.

Do usługi AI nie jest automatycznie przekazywany cały wniosek. Przekazywane są wyłącznie wypełnione teksty swobodne przeznaczone do tłumaczenia wraz z technicznie niezbędnym kontekstem tłumaczenia.

Ponieważ użytkownicy mogą samodzielnie wpisywać informacje w polach tekstowych, przekazywane treści mogą zawierać dane osobowe, a w pojedynczych przypadkach także szczególne kategorie danych osobowych.

Do tłumaczenia wykorzystywane jest API OpenAI.

W przypadku użytkowników z Europejskiego Obszaru Gospodarczego przetwarzanie odbywa się w ramach obowiązujących z OpenAI uzgodnień dotyczących ochrony danych. OpenAI przetwarza dane przekazane przez API jako podmiot przetwarzający w celu świadczenia usługi.

Według informacji OpenAI dane przekazywane przez API nie są domyślnie wykorzystywane do trenowania modeli, chyba że klient API wyraźnie zgodzi się na takie wykorzystanie.

W używanym API treści mogą być zasadniczo przechowywane przez OpenAI do 30 dni w ramach kontroli bezpieczeństwa i zapobiegania nadużyciom. Dłuższe przechowywanie może być możliwe w przypadkach wymaganych prawem lub ze względów bezpieczeństwa.

Jeżeli w ramach świadczenia usługi dane są przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, przekazywanie odbywa się zgodnie z przewidzianymi w tym celu mechanizmami ochrony danych, w szczególności decyzjami stwierdzającymi odpowiedni stopień ochrony lub standardowymi klauzulami umownymi UE, o ile mają zastosowanie.

10. Hosting przez netcup

Formhelfer działa na wirtualnym serwerze firmy netcup GmbH, Emmy-Noether-Str. 10, 76131 Karlsruhe, Niemcy. Centrum danych wykorzystywane dla Formhelfer znajduje się w Norymberdze w Niemczech.

Na serwerze przetwarzane są dane niezbędne do technicznego działania. Podczas korzystania z asystenta formularzy mogą to być w szczególności dane potrzebne do bieżącego procesu, dane sesji oraz tymczasowo utworzone dokumenty i pliki podglądu.

Z netcup zawarto umowę powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO. Umowa obejmuje przetwarzanie danych osobowych na zlecenie Formhelfer. Według dostępnych informacji netcup świadczy odpowiednie usługi hostingowe w Niemczech.

netcup może korzystać przy świadczeniu usług z podwykonawców wymienionych w umowie powierzenia. Podwykonawcy wskazani w sprawdzonej umowie zostali uwzględnieni w ocenie ochrony danych.

11. Techniczne logi serwera i bezpieczeństwa

Formhelfer stosuje w środowisku produkcyjnym zasadę minimalizacji danych w odniesieniu do logów technicznych.

Dla poprzedzającego serwera WWW lub reverse proxy (Caddy) nie są włączone trwałe logi dostępu. Formhelfer nie prowadzi więc rutynowej historii odwiedzających na podstawie własnych logów dostępu.

Jeżeli dla działania, analizy błędów lub bezpieczeństwa powstają techniczne logi błędów lub systemowe, mogą one zawierać dane techniczne, takie jak czas, komponent systemu lub komunikat o błędzie. Nie powinny zawierać niepotrzebnych danych osobowych wniosku.

Własne techniczne logi błędów i systemowe są przechowywane maksymalnie przez 7 dni, a następnie automatycznie usuwane. Dostęp jest ograniczony do administracji systemem.

Niezależnie od tego netcup może przetwarzać techniczne dane bezpieczeństwa w ramach działania i zabezpieczenia własnej infrastruktury. Do takiego przetwarzania mają zastosowanie informacje o ochronie danych netcup.

12. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe są przekazywane innym podmiotom tylko w zakresie niezbędnym do udostępnienia Formhelfer lub gdy istnieje obowiązek prawny.

W opisanym zakresie funkcji do odbiorców lub podmiotów przetwarzających należą w szczególności:

• netcup GmbH – hosting i infrastruktura techniczna,
• OpenAI – tłumaczenie przeznaczonych do tego tekstów swobodnych.

Biblioteki techniczne i programy uruchamiane lokalnie na serwerze Formhelfer lub w przeglądarce nie są samodzielnymi odbiorcami danych osobowych, o ile dane nie są przy tym przekazywane ich producentom ani innym podmiotom zewnętrznym.

Formhelfer nie przekazuje samodzielnie gotowego wniosku do urzędu. Użytkownik otrzymuje wypełniony wniosek i sam decyduje o jego dalszym wykorzystaniu lub przekazaniu.

13. Okres przechowywania i usuwanie

Formhelfer stosuje zasadę przechowywania osobowych danych wniosku tylko tak długo, jak jest to technicznie konieczne dla danego procesu wypełniania.

W odniesieniu do funkcji formularza obowiązują w szczególności następujące zasady:

• Dane osobowe są podczas bieżącego procesu przetwarzane w przeglądarce i w powiązanej sesji po stronie serwera.
• Podczas bieżącego procesu użytkownik może skorzystać z funkcji „Przerwij proces”. Po potwierdzeniu przerwania proces zostaje zakończony, a dane zapisane do dalszego przetwarzania formularza są usuwane.
• Po zakończeniu procesu dostępna jest również możliwość usunięcia osobowych danych sesji zapisanych do dalszego przetwarzania formularza.
• Bez ręcznego usunięcia dane wniosku i procesu po stronie serwera są usuwane najpóźniej po upływie okresu przechowywania sesji wynoszącego maksymalnie 24 godziny.
• Utworzone dokumenty PDF i pliki podglądu są usuwane po pomyślnym pobraniu. Jeżeli nie nastąpi pobranie, po osiągnięciu okresu przechowywania 24 godzin są usuwane w ramach następnego cyklicznego procesu czyszczenia.
• Własne techniczne logi błędów i systemowe są przechowywane maksymalnie przez 7 dni.
• Dla danych przekazywanych do OpenAI w ramach tłumaczenia tekstu swobodnego obowiązują dodatkowo zasady przechowywania stosowane przez używaną usługę API. W używanym API treści mogą według OpenAI być przechowywane do 30 dni w ramach kontroli bezpieczeństwa i zapobiegania nadużyciom.

14. Brak trwałego przechowywania wniosków lub profili użytkowników

W opisanym zakresie funkcji Formhelfer nie oferuje trwałego przechowywania wypełnionych wniosków ani trwałego profilu użytkownika.

Osobowe dane wniosku nie są więc przechowywane w celu automatycznego udostępnienia ich użytkownikowi przy późniejszym, niezależnym korzystaniu z Formhelfer.

Nie narusza to ponownego wykorzystania już podanych informacji w ramach trwającego procesu wypełniania.

15. Cookies, pamięć przeglądarki i usługi opcjonalne

W opisanym zakresie funkcji Formhelfer wykorzystuje wyłącznie mechanizmy przechowywania niezbędne do udostępnienia funkcji formularza żądanej przez użytkownika lub do technicznie koniecznych ustawień. Obejmują one w szczególności technicznie niezbędny plik cookie sesji, Session Storage podczas wypełniania oraz ewentualnie lokalne przechowywanie technicznie koniecznych ustawień, np. wybranego języka.

Te technicznie niezbędne mechanizmy nie są wykorzystywane do reklamy ani śledzenia użytkowników między usługami. Jeżeli zastosowanie ma § 25 ust. 2 nr 2 TDDDG, odrębna zgoda nie jest wymagana.

Google Analytics ani porównywalne opcjonalne usługi analityczne lub marketingowe nie są aktywowane w opisanym zakresie funkcji. Przed ewentualną późniejszą aktywacją takich usług zostaną osobno sprawdzone ich przepływy danych i wymóg zgody, a wymagane informacje o ochronie danych lub rozwiązanie zgody zostaną wdrożone przed aktywacją.

Także później dodane usługi płatnicze lub inne usługi zewnętrzne zostaną przed aktywacją sprawdzone pod kątem ochrony danych i w razie potrzeby dodane do niniejszej polityki prywatności.

16. Bezpieczeństwo

Formhelfer stosuje środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed utratą, nieuprawnionym dostępem, niedozwoloną zmianą i nieuprawnionym ujawnieniem.

Obejmują one w szczególności ograniczenie przechowywania do okresu niezbędnego dla funkcji formularza, oddzielenie publicznie dostępnych treści WWW od chronionych wygenerowanych dokumentów, dostęp do dokumentów i podglądów powiązany z sesją, automatyczne usuwanie plików tymczasowych, ograniczenie dostępu klienta do plików cookie sesji oraz zapobieganie zapisywaniu zbędnych danych osobowych w logach aplikacji.

Formhelfer jest udostępniany przez zabezpieczone połączenie HTTPS i reverse proxy. Serwer aplikacji i magazyn sesji nie są bezpośrednio dostępne z publicznego Internetu.

Środowisko produkcyjne jest skonfigurowane zgodnie ze środkami technicznymi i organizacyjnymi opisanymi w niniejszej polityce prywatności.

17. Prawa osób, których dane dotyczą

Jeżeli spełnione są ustawowe przesłanki, osobom, których dane dotyczą, przysługują zgodnie z RODO w szczególności następujące prawa:

• prawo żądania dostępu do dotyczących ich danych osobowych,
• prawo żądania sprostowania nieprawidłowych danych osobowych,
• prawo żądania usunięcia danych osobowych,
• prawo żądania ograniczenia przetwarzania,
• prawo otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie, jeżeli spełnione są warunki prawa do przenoszenia danych,
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, jeżeli spełnione są ustawowe warunki, oraz
• prawo wycofania udzielonej zgody w dowolnym momencie ze skutkiem na przyszłość.

Jeżeli zgoda na przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych dotyczy bieżącego procesu formularza, można ją wycofać podczas tego procesu za pomocą funkcji „Przerwij proces”. Po potwierdzeniu przerwania proces zostaje zakończony, a dane zapisane do dalszego przetwarzania formularza są usuwane.

Niezależnie od tego żądania dotyczące wykonywania praw osoby, której dane dotyczą, można kierować na podany niżej adres kontaktowy.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Żądania dotyczące wykonywania tych praw można kierować na następujący adres:

kontakt@formhelfer.de

Ponieważ Formhelfer co do zasady przetwarza dane wniosku tylko krótkotrwale i bez stałego konta użytkownika, po ich usunięciu może nie być możliwe przypisanie ich do konkretnej osoby lub użycia. Danych już usuniętych nie można później odzyskać ani udostępnić.

18. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Zgodnie z art. 77 RODO osoby, których dane dotyczą, mają prawo wnieść skargę do organu nadzorczego ds. ochrony danych, jeżeli uważają, że przetwarzanie ich danych osobowych narusza RODO.

Prawo do skargi można wykonać w szczególności przed organem nadzorczym państwa członkowskiego zwykłego miejsca pobytu, miejsca pracy lub miejsca domniemanego naruszenia.

19. Przyszłe usługi i zmiany niniejszej polityki prywatności

Niniejsza polityka prywatności będzie aktualizowana, jeżeli zmienią się funkcje oferowane przez Formhelfer, wykorzystywani usługodawcy albo techniczna lub prawna organizacja przetwarzania danych.

W szczególności usługi, które nie są jeszcze aktywne, będą opisywane jako bieżące przetwarzanie dopiero po ustaleniu ich konkretnej realizacji technicznej. Dotyczy to przede wszystkim planowanego wykorzystania poczty elektronicznej i ewentualnego formularza kontaktowego oraz przyszłych usług analitycznych i płatniczych.

Przed aktywacją Google Analytics lub porównywalnych usług śledzących zostanie w szczególności sprawdzone, czy i w jakiej formie wymagana jest zgoda. Przed aktywacją Stripe, PayPal lub innych usług płatniczych ich konkretne przepływy danych i wymogi ochrony danych zostaną sprawdzone osobno.

Niniejsza polityka prywatności opisuje konfigurację serwera, cookies, logowania i usługodawców używaną w chwili jej publikacji.

Stan na: październik 2026 r.