Gizlilik Politikası

1. Veri sorumlusu

Formhelfer kapsamında kişisel verilerin işlenmesinden sorumlu kişi:

Brendan Kiernan
Pfalzburger Straße 73
10719 Berlin
Almanya

E-posta: kontakt@formhelfer.de

2. Genel bakış: Web sitesi ve form asistanı

Formhelfer, formların doldurulmasına yardımcı olan özel bir hizmettir. Formhelfer bir devlet kurumu değildir ve hukuki danışmanlık sunmaz.

Formhelfer kullanılırken iki farklı veri işleme durumu birbirinden ayrılmalıdır:

a) Web sitesinin/açılış sayfasının ziyaret edilmesi: Yalnızca herkese açık web sitesi açıldığında, bir form işlemi için henüz kişisel başvuru verileri işlenmez. Yalnızca web sitesinin teknik olarak sunulması için gerekli veri işlemleri, özellikle barındırma ve teknik iletişim kapsamında gerçekleşir.

b) Form asistanının kullanılması: Kullanıcı ancak bir form işlemi başlattığında, seçilen başvuru için gerekli bilgiler işlenir. Buna özellikle aşağıda açıklanan tarayıcı ve oturum verileri, form bilgileri, gerektiğinde özel nitelikli veriler, geçici PDF ve önizleme dosyaları ile belirli durumlarda çeviri amacıyla serbest metin bilgileri dahildir.

3. Form asistanında veri işleme

Hangi kişisel verilerin somut olarak işlendiği, seçilen forma ve kullanıcının verdiği bilgilere bağlıdır. Bu nedenle Formhelfer her kullanımda aynı verileri toplamaz.

Forma bağlı olarak özellikle aşağıdaki veri kategorileri işlenebilir:

Seçilen forma veya serbest metin alanlarında gönüllü olarak verilen bilgilere bağlı olarak, GDPR Madde 9(1) anlamında özel nitelikli kişisel veri kategorileri de işlenebilir. Bunlara örneğin sağlık verileri veya diğer özel koruma gerektiren bilgiler dahil olabilir.

Veriler yalnızca kullanıcının kullandığı form işlevi için gerekli olduğu ölçüde işlenir.

4. Form işlemenin amacı

Girilen veriler; kullanıcıyı seçilen form boyunca adım adım yönlendirmek, devam eden doldurma işlemi içinde daha önce verilen bilgileri yeniden kullanmak, önceki yanıtlara göre gerekli olmayan soruları gizlemek veya atlamak, bilgileri formun ilgili alanlarına eşlemek ve ardından doldurulmuş bir başvuru oluşturup sunmak amacıyla işlenir.

Formhelfer, başvuru hakkında hukuki sonuç doğuran otomatik bir karar vermez. Özellikle bir başvurunun kabul edilip edilmeyeceğine Formhelfer karar vermez. Bu karar ilgili yetkili kuruma aittir.

5. Hukuki dayanaklar ve özel nitelikli verilerin işlenmesine açık rıza

Kişisel verilerin işlenmesi, kullanıcının açıkça talep ettiği form işlevini sunmak için gerekli olduğu ölçüde GDPR Madde 6(1)(b) temelinde gerçekleştirilir.

Bir form işlemi kapsamında GDPR Madde 9(1) anlamında özel nitelikli kişisel veriler işlenirse, bu işleme kullanıcının GDPR Madde 9(2)(a) uyarınca verdiği açık rızaya dayanır.

Form işlemi başlamadan önce kullanıcıdan bu rıza açıkça istenir. Rıza önceden seçili değildir. Form işlemi ancak kullanıcı bunun için öngörülen onay kutusunu aktif olarak seçtikten sonra başlatılabilir.

Rıza, kullanıcının seçtiği formun doldurulması için gerekli olduğu ölçüde özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesini kapsar.

Rıza, devam eden form işlemi sırasında geleceğe etkili olmak üzere her zaman geri çekilebilir. Bunun için kullanıcı “İşlemi iptal et” işlevini kullanabilir. İptalden önce tekrar onay istenir. İptal onaylanırsa devam eden form işlemi sonlandırılır ve formun daha fazla işlenmesi için saklanan işlem verileri silinir. Ardından kullanıcı Formhelfer’e geri yönlendirilir.

Rızanın geri çekilmesi, geri çekilme anına kadar rızaya dayanılarak yapılan işlemenin hukuka uygunluğunu etkilemez.

6. Doldurma işlemi sırasında tarayıcıda saklama

Bir formun birden fazla soru boyunca işlenebilmesi için, devam eden doldurma işlemi açısından gerekli bilgiler kullanıcının tarayıcısında geçici olarak saklanır.

Formhelfer bunun için özellikle tarayıcının Session Storage özelliğini kullanır. Doldurma işlemi sırasında burada kişisel bilgiler, mevcut işlem durumu ve önceki soru akışına ilişkin bilgiler saklanabilir.

Bu saklama, devam eden doldurma işlemini teknik olarak mümkün kılmak ve daha önce girilmiş bilgileri aynı işlem içinde yeniden kullanmak amacıyla yapılır.

Session Storage içinde saklanan veriler esas olarak ilgili tarayıcı oturumuyla sınırlıdır. Kullanıcı ayrıca “İşlemi iptal et” işleviyle devam eden form işlemini sonlandırabilir ve işlem için saklanan verileri silebilir. Bunun yanı sıra Formhelfer, doldurma işlemi tamamlandıktan sonra da kullanıcıya işlem için saklanan verileri silme imkânı sunar.

Formhelfer mevcut işlev kapsamında kişisel başvuru verilerini kullanıcı profili olarak tarayıcıda kalıcı biçimde saklamaz.

Seçilen dil gibi teknik olarak gerekli ayarlar, kişisel başvuru verilerinden bağımsız olarak tarayıcıda saklanabilir.

7. Oturum çerezi ve sunucu taraflı oturum

Form işlevi için Formhelfer teknik olarak gerekli bir oturum kullanır. Böylece bir kullanıcının doldurma işlemi sırasındaki ayrı istekleri aynı devam eden işleme atanabilir.

Bunun için bir oturum çerezi kullanılır. Bu çerez reklam veya kullanıcı profili oluşturma amacı taşımaz.

Çereze JavaScript üzerinden erişim teknik olarak kısıtlanmıştır. HTTPS üzerinden üretim kullanımında çerez yalnızca güvenli bir bağlantı üzerinden iletilir.

Kullanıcının açıkça talep ettiği form işlevi için cihazda bilgi saklanması veya okunması kesinlikle gerekliyse, bu işlem TDDDG § 25(2) No. 2 uyarınca ayrıca rıza alınmadan gerçekleştirilir.

Sunucu taraflı oturum verileri, Almanya’da işletilen aynı sunucuda yalnızca dahili olarak erişilebilen bir Redis oturum deposunda işlenir. Oturum deposu kalıcı Redis veri yazımı ve oturum verilerinin ayrı bir yedeği olmadan çalıştırılır. Bir oturumun azami ömrü 24 saattir.

Kullanıcı devam eden işlem sırasında “İşlemi iptal et” işlevini kullanıp iptali onaylarsa veya işlem tamamlandıktan sonra öngörülen silme işlevini kullanırsa, ilgili oturumda formun daha fazla işlenmesi için saklanan başvuru ve süreç verileri derhal silinir.

Manuel silme yapılmazsa bu sunucu taraflı veriler en geç 24 saatlik azami oturum saklama süresi sona erdiğinde silinir.

8. Doldurulmuş başvurunun oluşturulması ve sunulması

Sorular tamamlandıktan sonra Formhelfer, girilen bilgilerden doldurulmuş bir PDF belgesi oluşturur.

Oluşturulan PDF ve korumalı önizleme için gereken dosyalar Formhelfer sunucusunda geçici olarak saklanır. Bunlar herkese açık bir dizinde bulunmaz. Oluşturulan belgeye veya önizlemesine erişim ilgili oturuma bağlıdır.

Başarılı bir indirme sonrasında oluşturulan PDF ve ilgili önizleme dosyaları silinir.

Belge indirilmezse geçici dosyalar otomatik olarak silinir. Saklama süresi 24 saate ulaştığında, oluşturulan PDF ve ilgili önizleme dosyaları bir sonraki periyodik temizleme işlemi kapsamında otomatik olarak silinir.

Geçici saklama yalnızca kullanıcının talep ettiği doldurulmuş başvurunun oluşturulması, görüntülenmesi ve sunulması amacıyla yapılır.

9. Belirli serbest metin bilgilerinin OpenAI ile çevrilmesi

Formhelfer belirli form alanlarında yapay zekâ destekli çeviri kullanabilir.

Bu işleme yalnızca bunun için öngörülen serbest metin alanlarında, form rehberliği Almanca dışında bir dilde kullanıldığında ve ilgili yanıtın Almanca form için Almancaya çevrilmesi gerektiğinde gerçekleşir.

Form rehberliği Almanca kullanıldığında serbest metin bilgileri çeviri amacıyla OpenAI’ye aktarılmaz.

Bu kapsamda başvurunun tamamı otomatik olarak yapay zekâ hizmetine aktarılmaz. Yalnızca çeviri için öngörülen ve doldurulmuş serbest metin bilgileri, teknik bir alan tanımlayıcısıyla birlikte aktarılır. Çeviri için öngörülen birden fazla serbest metin birlikte işlenebilir.

Kullanıcılar serbest metin alanlarına kendileri bilgi girebildiğinden, aktarılan metinler kişisel veriler ve münferit durumlarda özel nitelikli kişisel veriler de içerebilir. Çeviri için aktarılan serbest metinler gönderimden önce genel olarak anonimleştirilmez.

Çeviri için OpenAI API kullanılır.

Avrupa Ekonomik Alanı’ndaki kullanıcılar için işleme, OpenAI ile geçerli sözleşmesel veri koruma düzenlemeleri kapsamında gerçekleştirilir. OpenAI, API üzerinden sağlanan müşteri verilerini ilgili anlaşmalar uyarınca veri işleyen sıfatıyla işler.

OpenAI’nin verdiği bilgilere göre, API üzerinden aktarılan veriler, API müşterisi açıkça onay vermediği sürece varsayılan olarak modellerin eğitimi için kullanılmaz.

Kullanılan API’de içerikler, OpenAI tarafından güvenlik ve kötüye kullanım kontrolleri kapsamında esas olarak 30 güne kadar saklanabilir. Yasal veya güvenlik nedeniyle gerekli istisnai durumlarda daha uzun saklama gerçekleşebilir.

Hizmet sunumu kapsamında veriler Avrupa Ekonomik Alanı dışında işlenirse, aktarım OpenAI’nin bu amaçla öngördüğü veri koruma güvencelerine, özellikle gerektiğinde yeterlilik kararlarına veya standart sözleşme maddelerine göre gerçekleştirilir.

10. netcup tarafından barındırma

Formhelfer, netcup GmbH, Emmy-Noether-Str. 10, 76131 Karlsruhe, Almanya tarafından sağlanan sanal bir sunucuda işletilmektedir. Formhelfer için kullanılan veri merkezi Nürnberg, Almanya’dadır.

Sunucuda teknik işletim için gerekli veriler işlenir. Form asistanı kullanıldığında buna özellikle devam eden doldurma işlemi için gereken oturum verileri ile geçici olarak oluşturulan PDF ve önizleme dosyaları dahil olabilir.

netcup ile GDPR Madde 28 uyarınca bir veri işleme sözleşmesi yapılmıştır. Sözleşme, Formhelfer adına kişisel verilerin işlenmesini kapsar. Kararlaştırılan yapılandırma ve seçilen sunucu konumuna göre Formhelfer sunucusunun fiilî barındırılması Almanya’da gerçekleşir.

netcup, hizmet sunumu için veri işleme sözleşmesinde belirtilen alt işleyenleri kullanabilir. İncelenen sözleşmede belirtilen alt işleyenler Almanya veya Avusturya’da ve dolayısıyla Avrupa Birliği içindedir.

11. Teknik sunucu ve güvenlik kayıtları

Formhelfer üretim işletiminde teknik kayıtlar bakımından veri minimizasyonu ilkesini izler.

Öndeki web sunucusu veya reverse proxy (Caddy) için kalıcı erişim kayıtları etkin değildir. Bu nedenle Formhelfer, web sitesine veya form asistanına yapılan erişimlere ilişkin rutin bir ziyaretçi geçmişi tutmaz.

İşletim, hata analizi veya güvenlik için gerekli teknik hata ya da sistem kayıtları oluşursa, bunlar zaman, ilgili sistem bileşeni, hata veya durum bilgileri ve teknik işleme bağlı olarak kişisel bağlantı verileri gibi teknik bilgiler içerebilir. Formhelfer; form yanıtlarını, request body içeriklerini, oturum içeriklerini ve çerezleri bu tür kayıtlara bilinçli olarak yazdırmayacak şekilde tasarlanmıştır.

Formhelfer’e ait teknik hata ve sistem kayıtları en fazla 7 gün saklanır ve ardından otomatik olarak silinir. Erişim sistem yönetimiyle sınırlıdır. Bu kayıtların uzun süreli yedeklenmesi öngörülmemektedir.

Bundan bağımsız olarak netcup, kendi altyapısının işletilmesi ve güvenliğinin sağlanması kapsamında teknik güvenlik verileri işleyebilir. Bu işlemler için barındırma sağlayıcısının veri koruma ve saklama kuralları geçerlidir.

12. Kişisel verilerin alıcıları

Kişisel veriler yalnızca Formhelfer’in sunulması için gerekli olduğu veya yasal bir yükümlülük bulunduğu ölçüde başka taraflara aktarılır.

Açıklanan işlev kapsamında alıcılar veya veri işleyenler özellikle şunlardır:

Formhelfer sunucusunda veya tarayıcıda yerel olarak çalışan teknik kütüphane ve programlar, bunların üreticilerine veya başka harici taraflara veri aktarılmadığı sürece kişisel verilerin bağımsız alıcısı değildir.

Formhelfer tamamlanmış başvuruyu kendiliğinden bir kuruma göndermez. Kullanıcı doldurulmuş başvuruyu alır ve bunun sonraki kullanımı veya iletilmesi hakkında kendisi karar verir.

13. Saklama süresi ve silme

Formhelfer, kişisel başvuru verilerini yalnızca ilgili doldurma işlemi için teknik olarak gerekli olduğu süre boyunca saklama ilkesini izler.

Form işlevi için özellikle şu ilkeler geçerlidir:

14. Başvuruların veya kullanıcı profillerinin kalıcı olarak saklanmaması

Açıklanan işlev kapsamında Formhelfer, doldurulmuş başvuruların kalıcı olarak saklanmasını veya kalıcı bir kullanıcı profili sunmaz.

Bu nedenle kişisel başvuru verileri, Formhelfer’in daha sonraki bağımsız bir kullanımında kullanıcıya otomatik olarak yeniden sunulmak amacıyla saklanmaz.

Devam eden bir doldurma işlemi içinde daha önce verilen bilgilerin yeniden kullanılması bundan etkilenmez.

15. Çerezler, tarayıcı depolaması ve isteğe bağlı hizmetler

Formhelfer açıklanan işlev kapsamında yalnızca kullanıcının talep ettiği form işlevinin sunulması veya teknik olarak gerekli ayarlar için gereken depolama mekanizmalarını kullanır. Buna özellikle teknik olarak gerekli oturum çerezi, form işlemi sırasında Session Storage ve gerektiğinde seçilen dil gibi teknik olarak gerekli ayarların yerel olarak saklanması dahildir.

Bu teknik olarak gerekli depolamalar reklam veya kullanıcılar arası takip amacıyla kullanılmaz. TDDDG § 25(2) No. 2 uygulanabildiği ölçüde bunun için ayrıca rıza gerekmez.

Google Analytics veya benzer isteğe bağlı analiz ya da pazarlama hizmetleri açıklanan işlev kapsamında etkin değildir. Bu tür hizmetler daha sonra etkinleştirilmeden önce veri işlemeleri ve rıza gereksinimleri ayrıca incelenecek ve gerekli gizlilik bilgileri veya gerekli bir onay çözümü etkinleştirmeden önce uygulanacaktır.

Daha sonra eklenecek ödeme hizmetleri veya diğer harici hizmetler de etkinleştirilmeden önce veri koruma açısından incelenecek ve gerektiği ölçüde bu gizlilik politikasına eklenecektir.

16. Güvenlik

Formhelfer, kişisel verileri kayıp, yetkisiz erişim, hukuka aykırı değişiklik ve yetkisiz açıklamaya karşı korumak için teknik ve organizasyonel önlemler uygular.

Bunlara özellikle saklamanın form işlevi için gerekli süreyle sınırlandırılması, herkese açık web içeriklerinin korunan oluşturulmuş belgelerden ayrılması, oluşturulan belgelere ve önizlemelere oturuma bağlı erişim, geçici belgelerin otomatik silinmesi, oturum çerezlerine istemci taraflı erişimin kısıtlanması ve uygulama kayıtlarında gereksiz kişisel içeriklerden kaçınılması dahildir.

Formhelfer HTTPS ile korunan bir bağlantı ve reverse proxy üzerinden sunulur. Uygulama sunucusu ve oturum deposu doğrudan herkese açık değildir.

Üretim ortamı, bu gizlilik politikasında açıklanan teknik ve organizasyonel önlemlere uygun olarak yapılandırılmıştır.

17. İlgili kişilerin hakları

Yasal şartlar mevcut olduğu ölçüde, ilgili kişiler GDPR uyarınca özellikle şu haklara sahiptir:

Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesine verilen rıza devam eden form işlemiyle ilgiliyse, bu işlem sırasında “İşlemi iptal et” işlevi üzerinden geri çekilebilir. İptal onaylandığında devam eden işlem sonlandırılır ve formun daha fazla işlenmesi için saklanan işlem verileri silinir.

Bundan bağımsız olarak ilgili kişi haklarının kullanılmasıyla ilgili talepler aşağıda belirtilen iletişim adresine gönderilebilir.

Rızanın geri çekilmesi, geri çekilmeye kadar yapılan işlemenin hukuka uygunluğunu etkilemez.

Bu hakların kullanılmasıyla ilgili talepler şu adrese gönderilebilir:

kontakt@formhelfer.de

Formhelfer başvuru verilerini esas olarak yalnızca kısa süreli ve kalıcı bir kullanıcı hesabı olmadan işlediğinden, veriler silindikten sonra belirli bir kişi veya kullanımla eşleştirilemeyebilir. Daha önce silinmiş veriler sonradan geri yüklenemez veya teslim edilemez.

18. Veri koruma denetim makamına şikâyet hakkı

İlgili kişiler, kişisel verilerinin işlenmesinin GDPR’ı ihlal ettiğini düşündüklerinde GDPR Madde 77 uyarınca bir veri koruma denetim makamına şikâyette bulunma hakkına sahiptir.

Şikâyet hakkı özellikle kişinin olağan ikamet ettiği, çalıştığı veya iddia edilen ihlalin gerçekleştiği üye devletteki bir denetim makamı nezdinde kullanılabilir.

19. Gelecekteki hizmetler ve bu gizlilik politikasındaki değişiklikler

Formhelfer tarafından sunulan işlevler, kullanılan hizmet sağlayıcılar veya veri işlemenin teknik ve hukuki yapısı değiştiğinde bu gizlilik politikası güncellenir.

Henüz etkinleştirilmemiş hizmetler, ancak somut teknik uygulamaları kesinleştiğinde devam eden veri işleme olarak açıklanacaktır. Bu özellikle planlanan e-posta kullanımı ve olası bir iletişim formu ile daha sonraki analiz ve ödeme hizmetlerini kapsar.

Google Analytics veya benzer takip hizmetleri etkinleştirilmeden önce özellikle rızanın gerekli olup olmadığı ve hangi biçimde gerekli olduğu incelenecektir. Stripe, PayPal veya diğer ödeme hizmetleri etkinleştirilmeden önce bunların somut veri akışları ve veri koruma gereksinimleri ayrıca incelenecektir.

Bu gizlilik politikası, yayımlandığı tarihte kullanılan sunucu, çerez, kayıt ve hizmet sağlayıcı yapılandırmasını açıklar.

Güncelleme: Ekim 2026