Політика конфіденційності

1. Відповідальна особа

Відповідальною особою за обробку персональних даних у межах Formhelfer є:

Brendan Kiernan
Pfalzburger Straße 73
10719 Berlin
Німеччина

Електронна пошта: kontakt@formhelfer.de

2. Огляд: вебсайт і помічник із заповнення форм

Formhelfer — приватний сервіс для допомоги із заповненням форм. Formhelfer не є державною установою та не надає юридичних консультацій.

Під час використання Formhelfer слід розрізняти дві ситуації обробки даних:

a) Відвідування вебсайту/лендингу: під час простого відкриття публічного вебсайту персональні дані заяви для процесу заповнення форми ще не обробляються. Відбувається лише обробка даних, необхідна для технічного надання вебсайту, зокрема у зв’язку з хостингом і технічною комунікацією.

b) Використання помічника із заповнення форм: лише після того, як користувач починає процес заповнення форми, обробляються дані, необхідні для обраної заяви. До них належать, зокрема, описані нижче дані браузера й сесії, дані форми, за потреби особливо захищені дані, тимчасові PDF-файли та файли попереднього перегляду, а в окремих випадках — тексти у вільних полях для перекладу.

3. Обробка даних у помічнику із заповнення форм

Які саме персональні дані обробляються, залежить від обраної форми та даних користувача. Тому Formhelfer не збирає однакові дані під час кожного використання.

Залежно від форми можуть оброблятися, зокрема, такі категорії даних:

• основні та ідентифікаційні дані, наприклад ім’я та дата народження,
• контактні та адресні дані,
• відомості про сімейний стан, домогосподарство, дітей та інших членів сім’ї,
• відомості про зайнятість, освіту або професійну ситуацію,
• відомості про доходи, майно, соціальні виплати та інші економічні обставини,
• банківські реквізити,
• відомості про житлові умови та орендні відносини,
• відомості про страхування та питання соціального страхування,
• офіційні позначення, номери справ або інші ідентифікаційні номери, а також
• інші дані та тексти у вільних полях, необхідні для відповідної обраної форми.

Залежно від обраної форми або добровільних відомостей у полях вільного тексту можуть також оброблятися спеціальні категорії персональних даних у розумінні ст. 9 ч. 1 GDPR (DSGVO). До них можуть належати, наприклад, дані про здоров’я або інші особливо захищені відомості.

Дані обробляються виключно в обсязі, необхідному для функції форми, якою користується користувач.

4. Мета обробки даних форми

Введені дані обробляються, щоб крок за кроком провести користувача через обрану форму, повторно використовувати вже надані відомості в межах поточного процесу заповнення, приховувати або пропускати непотрібні запитання на основі попередніх відповідей, зіставляти дані з відповідними полями форми, а потім створити та надати заповнену заяву.

Formhelfer не приймає автоматизованих рішень щодо заяви, які мають юридичні наслідки. Зокрема, Formhelfer не вирішує, чи буде заяву схвалено або відхилено. Таке рішення приймає відповідний компетентний орган.

5. Правові підстави та згода на обробку особливо захищених даних

Якщо обробка персональних даних необхідна для надання функції форми, прямо запитаної користувачем, обробка здійснюється на підставі ст. 6 ч. 1 літ. b GDPR (DSGVO).

Якщо в межах процесу заповнення форми обробляються спеціальні категорії персональних даних у розумінні ст. 9 ч. 1 GDPR (DSGVO), така обробка здійснюється на підставі явної згоди користувача відповідно до ст. 9 ч. 2 літ. a GDPR (DSGVO).

Перед початком процесу заповнення форми користувача прямо просять надати цю згоду. Згода не позначена заздалегідь. Процес можна розпочати лише після того, як користувач самостійно поставить відповідну позначку.

Згода стосується обробки спеціальних категорій персональних даних у тій мірі, в якій вони необхідні для заповнення обраної користувачем форми.

Згоду можна будь-коли відкликати під час поточного процесу заповнення з дією на майбутнє. Для цього користувач може скористатися функцією «Скасувати процес». Перед скасуванням запитується додаткове підтвердження. Після підтвердження поточний процес завершується, а збережені для подальшої обробки форми дані цього процесу видаляються. Після цього користувач повертається до Formhelfer.

Відкликання згоди не впливає на законність обробки, здійсненої на підставі згоди до моменту її відкликання.

6. Зберігання в браузері під час заповнення

Щоб форму можна було заповнювати протягом кількох запитань, інформація, необхідна для поточного процесу, тимчасово зберігається в браузері користувача.

Для цього Formhelfer, зокрема, використовує Session Storage браузера. Під час заповнення там можуть зберігатися персональні дані, поточний стан обробки та інформація про попередній перебіг запитань.

Це зберігання потрібне для технічного забезпечення поточного процесу заповнення та повторного використання вже введеної інформації в межах цього процесу.

Дані, збережені в Session Storage, як правило, обмежені відповідною сесією браузера. Користувач також може завершити поточний процес через функцію «Скасувати процес» і видалити збережені для нього дані. Крім того, після завершення заповнення Formhelfer надає можливість видалити дані, збережені для цього процесу.

У поточному функціональному обсязі Formhelfer не використовує постійне зберігання персональних даних заяви в браузері як профілю користувача.

Технічно необхідні налаштування, наприклад обрана мова, можуть зберігатися в браузері незалежно від персональних даних заяви.

7. Session-cookie та серверна сесія

Для функції форми Formhelfer використовує технічно необхідну сесію. Завдяки цьому окремі запити користувача під час заповнення можна віднести до одного поточного процесу.

Для цього використовується session-cookie. Cookie не використовується для реклами або створення профілю користувача.

Доступ JavaScript до cookie технічно обмежений. У продуктивному режимі через HTTPS cookie передається виключно через захищене з’єднання.

Якщо зберігання або зчитування інформації на кінцевому пристрої користувача є абсолютно необхідним для прямо запитаної функції форми, це здійснюється відповідно до § 25 ч. 2 № 2 TDDDG без окремої згоди.

Серверні дані сесії обробляються у доступному лише внутрішньо Redis Session Store на тому самому сервері, що працює в Німеччині. Session Store працює без постійної Redis-персистентності та без окремого резервного копіювання даних сесії. Максимальний строк життя сесії становить 24 години.

Якщо користувач під час поточного процесу обирає функцію «Скасувати процес» і підтверджує скасування або після завершення використовує передбачену функцію видалення, дані заяви та перебігу відповідної сесії, збережені для подальшої обробки форми, видаляються негайно.

Якщо ручне видалення не виконується, ці серверні дані видаляються не пізніше завершення строку зберігання сесії, що становить максимум 24 години.

8. Створення та надання заповненої заяви

Після завершення запитань Formhelfer створює з введених даних заповнений PDF-документ.

Створений PDF і файли, необхідні для захищеного попереднього перегляду, тимчасово зберігаються на сервері Formhelfer. Вони не розміщуються у загальнодоступному каталозі. Доступ до створеного документа або його попереднього перегляду прив’язаний до відповідної сесії.

Після успішного завантаження створений PDF і відповідні файли попереднього перегляду видаляються.

Якщо документ не завантажено, тимчасові файли видаляються автоматично. Щойно строк зберігання досягає 24 годин, створений PDF і відповідні файли попереднього перегляду автоматично видаляються під час наступного планового процесу очищення.

Тимчасове зберігання служить виключно для створення, відображення та надання заповненої заяви, яку запросив користувач.

9. Переклад окремих текстів у вільних полях за допомогою OpenAI

У певних полях форми Formhelfer може використовувати переклад за допомогою ШІ.

Така обробка відбувається лише у передбачених для цього полях вільного тексту, коли супровід форми використовується не німецькою мовою і відповідь потрібно перекласти німецькою для німецькомовної форми.

Якщо супровід форми здійснюється німецькою, тексти у вільних полях не передаються OpenAI з метою перекладу.

При цьому весь зміст заяви автоматично не передається сервісу ШІ. Передаються лише заповнені тексти у вільних полях, призначені для перекладу, разом із технічним ідентифікатором поля. Кілька таких текстів можуть оброблятися разом.

Оскільки користувачі самостійно вводять дані у вільних текстових полях, передані тексти можуть містити персональні дані, а в окремих випадках — і спеціальні категорії персональних даних. Тексти, що передаються для перекладу, перед передаванням загалом не анонімізуються.

Для перекладу використовується API OpenAI.

Для користувачів у Європейській економічній зоні обробка здійснюється в межах чинних договірних правил захисту даних з OpenAI. OpenAI обробляє дані клієнтів, надані через API, як обробник даних відповідно до застосовних угод.

За інформацією OpenAI, дані, передані через API, за замовчуванням не використовуються для навчання моделей, якщо клієнт API прямо не погодився на таке використання.

У використовуваному API вміст у межах перевірок безпеки та запобігання зловживанням OpenAI може, як правило, зберігатися до 30 днів. Довше зберігання можливе у виняткових випадках, коли цього вимагає закон або безпека.

Якщо під час надання послуг дані обробляються за межами Європейської економічної зони, передавання здійснюється відповідно до передбачених OpenAI гарантій захисту даних, зокрема, за потреби, на підставі рішень про достатність захисту або стандартних договірних положень.

10. Хостинг через netcup

Formhelfer працює на віртуальному сервері netcup GmbH, Emmy-Noether-Str. 10, 76131 Karlsruhe, Німеччина. Центр обробки даних, який використовується для Formhelfer, розташований у Нюрнберзі, Німеччина.

На сервері обробляються дані, необхідні для технічної роботи. Під час використання помічника із заповнення форм до них можуть належати, зокрема, дані сесії, необхідні для поточного процесу, а також тимчасово створені PDF-файли й файли попереднього перегляду.

З netcup укладено договір про обробку даних за дорученням відповідно до ст. 28 GDPR (DSGVO). Договір охоплює обробку персональних даних за дорученням Formhelfer. Відповідно до погодженої конфігурації та обраного місця розташування сервера фактичний хостинг сервера Formhelfer здійснюється в Німеччині.

Для надання послуг netcup може залучати субпідрядників, зазначених у договорі про обробку даних. Субпідрядники, перелічені в перевіреній угоді, розташовані в Німеччині або Австрії, тобто в межах Європейського Союзу.

11. Технічні серверні журнали та журнали безпеки

У продуктивному режимі Formhelfer дотримується принципу мінімізації даних у технічних журналах.

Для вебсервера або reverse proxy (Caddy), що працює перед застосунком, постійні access logs не активовані. Тому Formhelfer не веде регулярної історії відвідувачів щодо доступу до вебсайту або помічника із заповнення форм.

Якщо для роботи, аналізу помилок або безпеки виникають необхідні технічні журнали помилок чи системні журнали, вони можуть містити технічні дані, як-от час, відповідний компонент системи, інформацію про помилку або статус, а залежно від технічного процесу — також персональні дані з’єднання. Formhelfer налаштований так, щоб свідомо не записувати в такі журнали відповіді форм, request bodies, вміст сесій і cookies.

Власні технічні журнали помилок і системні журнали зберігаються не більше 7 днів, після чого автоматично видаляються. Доступ обмежений адмініструванням системи. Довгострокове резервне зберігання цих журналів не передбачене.

Незалежно від цього netcup може обробляти технічні дані безпеки в межах роботи та захисту власної інфраструктури. До такої обробки застосовуються правила захисту даних і строки зберігання хостинг-провайдера.

12. Одержувачі персональних даних

Персональні дані передаються іншим сторонам лише настільки, наскільки це необхідно для надання Formhelfer або існує законодавчий обов’язок.

До одержувачів або обробників даних у межах описаного функціоналу належать, зокрема:

• netcup GmbH — для хостингу та технічної інфраструктури,
• OpenAI — для перекладу передбачених для цього текстів у вільних полях.

Технічні бібліотеки та програми, що виконуються локально на сервері Formhelfer або в браузері, не є самостійними одержувачами персональних даних, якщо при цьому дані не передаються їхнім виробникам або іншим зовнішнім сторонам.

Formhelfer самостійно не надсилає готову заяву до державного органу. Користувач отримує заповнену заяву та сам вирішує, як її надалі використовувати або передавати.

13. Строк зберігання та видалення

Formhelfer дотримується принципу зберігати персональні дані заяви лише стільки, скільки це технічно необхідно для відповідного процесу заповнення.

Для функції форми, зокрема, діють такі принципи:

• Персональні дані під час поточного процесу заповнення обробляються в браузері та у відповідній серверній сесії.
• Під час поточного процесу користувач може скористатися функцією «Скасувати процес». Після підтвердження процес завершується, а збережені для подальшої обробки форми дані цього процесу видаляються.
• Після завершення заповнення також доступна можливість видалити персональні дані сесії, збережені для подальшої обробки форми.
• Без ручного видалення серверні дані заяви та обробки видаляються не пізніше завершення строку зберігання сесії, що становить максимум 24 години.
• Створені PDF-документи та файли попереднього перегляду видаляються після успішного завантаження. Якщо завантаження не відбулося, після досягнення строку зберігання 24 години вони автоматично видаляються під час наступного планового процесу очищення.
• Власні технічні журнали помилок і системні журнали зберігаються не більше 7 днів.
• Для даних, що передаються OpenAI в межах перекладу вільного тексту, додатково діють правила зберігання використовуваного API-сервісу. За інформацією OpenAI, у використовуваному API вміст у межах перевірок безпеки та запобігання зловживанням може, як правило, зберігатися до 30 днів.

14. Відсутність постійного зберігання заяв або профілів користувачів

У межах описаного функціоналу Formhelfer не пропонує постійного зберігання заповнених заяв і не створює постійного профілю користувача.

Тому персональні дані заяви не зберігаються з метою автоматично зробити їх доступними користувачеві під час подальшого окремого використання Formhelfer.

Це не стосується повторного використання вже введених даних у межах поточного процесу заповнення.

15. Cookies, сховище браузера та необов’язкові сервіси

У межах описаного функціоналу Formhelfer використовує лише механізми зберігання, необхідні для надання запитаної користувачем функції форми або для технічно необхідних налаштувань. До них належать, зокрема, технічно необхідний session-cookie, Session Storage під час процесу заповнення та, за потреби, локальне зберігання технічно необхідних налаштувань, наприклад обраної мови.

Ці технічно необхідні механізми зберігання не використовуються для реклами або відстеження користувачів між різними сесіями. Якщо застосовується § 25 ч. 2 № 2 TDDDG, окрема згода для цього не потрібна.

Google Analytics або подібні необов’язкові аналітичні чи маркетингові сервіси в описаному функціоналі не активовані. Перед можливою активацією таких сервісів їхня обробка даних і потреба у згоді будуть окремо перевірені, а необхідна інформація про захист даних або рішення для отримання згоди буде реалізовано до активації.

Платіжні або інші зовнішні сервіси, які можуть бути додані пізніше, також будуть перевірені з погляду захисту даних до їх активації та, за потреби, додані до цієї політики конфіденційності.

16. Безпека

Formhelfer застосовує технічні та організаційні заходи для захисту персональних даних від втрати, несанкціонованого доступу, неправомірної зміни та несанкціонованого розкриття.

До них належать, зокрема, обмеження строку зберігання періодом, необхідним для функції форми, відокремлення загальнодоступного вебвмісту від захищених створених документів, прив’язаний до сесії доступ до створених документів і попередніх переглядів, автоматичне видалення тимчасових документів, обмеження клієнтського доступу до session-cookies та уникнення зайвих персональних даних у журналах застосунку.

Formhelfer надається через захищене HTTPS-з’єднання та reverse proxy. Сервер застосунку й Session Store не доступні безпосередньо з публічної мережі.

Продуктивне середовище налаштоване відповідно до технічних та організаційних заходів, описаних у цій політиці конфіденційності.

17. Права суб’єктів даних

За наявності передбачених законом умов суб’єкти даних відповідно до GDPR (DSGVO), зокрема, мають право:

• вимагати інформацію про персональні дані, що їх стосуються,
• вимагати виправлення неправильних персональних даних,
• вимагати видалення персональних даних,
• вимагати обмеження обробки,
• отримувати дані у структурованому, загальновживаному та машинозчитуваному форматі, якщо виконані умови права на перенесення даних,
• заперечувати проти обробки, якщо для цього існують законодавчі підстави, а також
• у будь-який час відкликати надану згоду з дією на майбутнє.

Якщо згода на обробку спеціальних категорій персональних даних стосується поточного процесу заповнення, її можна відкликати під час цього процесу через функцію «Скасувати процес». Після підтвердження скасування поточний процес завершується, а збережені для подальшої обробки форми дані видаляються.

Незалежно від цього запити щодо реалізації прав суб’єкта даних можна надсилати на контактну адресу, зазначену нижче.

Відкликання згоди не впливає на законність обробки, здійсненої до її відкликання.

Запити щодо реалізації цих прав можна надсилати за такою адресою:

kontakt@formhelfer.de

Оскільки Formhelfer принципово обробляє дані заяв лише короткостроково та без постійного облікового запису користувача, після видалення дані за певних обставин уже неможливо пов’язати з конкретною особою або використанням. Уже видалені дані неможливо згодом відновити або надати.

18. Право на скаргу до наглядового органу із захисту даних

Відповідно до ст. 77 GDPR (DSGVO) суб’єкти даних мають право подати скаргу до наглядового органу із захисту даних, якщо вважають, що обробка їхніх персональних даних порушує GDPR (DSGVO).

Право на скаргу може бути реалізоване, зокрема, у наглядовому органі держави-члена за місцем звичайного проживання, місцем роботи або місцем імовірного порушення.

19. Майбутні сервіси та зміни цієї політики конфіденційності

Ця політика конфіденційності буде оновлюватися, якщо зміняться функції Formhelfer, використовувані постачальники послуг або технічна чи правова організація обробки даних.

Зокрема, ще не активовані сервіси описуватимуться як поточна обробка лише тоді, коли буде визначено їхню конкретну технічну реалізацію. Це стосується, зокрема, запланованого використання електронної пошти й можливого контактного формуляра, а також майбутніх аналітичних і платіжних сервісів.

Перед активацією Google Analytics або подібних сервісів відстеження буде, зокрема, перевірено, чи потрібна згода і в якій формі. Перед активацією Stripe, PayPal або інших платіжних сервісів їхні конкретні потоки даних і вимоги до захисту даних будуть перевірені окремо.

Ця політика конфіденційності описує конфігурацію сервера, cookies, журналювання та постачальників послуг, що використовується на момент її публікації.

Станом на: жовтень 2026 року