Informativa sulla privacy

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati personali nell’ambito di Formhelfer è:

Brendan Kiernan
Pfalzburger Straße 73
10719 Berlin
Germania

E-Mail: kontakt@formhelfer.de

2. Panoramica: sito web e assistente alla compilazione

Formhelfer è un servizio privato che assiste nella compilazione di moduli. Formhelfer non è un ente pubblico e non fornisce consulenza legale.

Nell’utilizzo di Formhelfer occorre distinguere due situazioni di trattamento:

a) Visita del sito web/landing page: con la semplice apertura del sito pubblico non vengono ancora trattati dati personali relativi a una domanda. Avvengono soltanto i trattamenti necessari alla messa a disposizione tecnica del sito, in particolare in relazione all’hosting e alla comunicazione tecnica.

b) Utilizzo dell’assistente alla compilazione: solo quando l’utente avvia una procedura di compilazione vengono trattati i dati necessari per la domanda selezionata. Ciò comprende in particolare i dati del browser e della sessione descritti di seguito, i dati inseriti nel modulo, eventualmente dati particolarmente protetti, file PDF e di anteprima temporanei e, in determinati casi, testi liberi destinati alla traduzione.

3. Trattamento dei dati nell’assistente alla compilazione

I dati personali concretamente trattati dipendono dal modulo selezionato e dalle informazioni fornite dall’utente. Formhelfer non raccoglie quindi gli stessi dati in ogni utilizzo.

A seconda del modulo possono essere trattate in particolare le seguenti categorie di dati:

• dati anagrafici e identificativi, ad esempio nome e data di nascita,
• dati di contatto e indirizzo,
• informazioni su stato civile, nucleo familiare, figli e altri familiari,
• informazioni su occupazione, formazione o situazione professionale,
• informazioni su reddito, patrimonio, prestazioni sociali e altre condizioni economiche,
• coordinate bancarie,
• informazioni sulla situazione abitativa e sui rapporti di locazione,
• informazioni su assicurazioni e questioni relative alla previdenza sociale,
• codici amministrativi, numeri di pratica o altri numeri identificativi, nonché
• ulteriori informazioni e testi liberi necessari per il modulo selezionato.

A seconda del modulo selezionato o delle informazioni fornite volontariamente nei campi di testo libero, possono essere trattate anche categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9, par. 1, GDPR. Possono rientrarvi, ad esempio, dati relativi alla salute o altre informazioni particolarmente protette.

I dati vengono trattati esclusivamente nella misura necessaria per la funzione di compilazione utilizzata dall’utente.

4. Finalità del trattamento dei dati del modulo

I dati inseriti vengono trattati per guidare l’utente passo dopo passo attraverso il modulo selezionato, riutilizzare le informazioni già fornite durante la procedura in corso, nascondere o saltare le domande non necessarie in base alle risposte precedenti, associare i dati ai relativi campi del modulo e infine generare e mettere a disposizione una domanda compilata.

Formhelfer non adotta decisioni automatizzate con effetti giuridici sulla domanda. In particolare, Formhelfer non decide se una domanda viene accolta o respinta. Tale decisione spetta all’autorità competente.

5. Basi giuridiche e consenso al trattamento di dati particolarmente protetti

Nella misura in cui il trattamento dei dati personali è necessario per fornire la funzione di compilazione espressamente richiesta dall’utente, il trattamento avviene sulla base dell’art. 6, par. 1, lett. b GDPR.

Qualora nell’ambito della compilazione vengano trattate categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9, par. 1, GDPR, tale trattamento avviene sulla base del consenso esplicito dell’utente ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. a GDPR.

Prima dell’inizio della procedura, all’utente viene richiesto espressamente tale consenso. Il consenso non è preselezionato. La procedura può iniziare solo dopo che l’utente ha selezionato attivamente l’apposita casella.

Il consenso riguarda il trattamento di categorie particolari di dati personali nella misura in cui ciò sia necessario per compilare il modulo selezionato dall’utente.

Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento durante la procedura con effetto per il futuro. A tal fine l’utente può utilizzare la funzione «Interrompi procedura». Prima dell’interruzione viene richiesta un’ulteriore conferma. Se l’interruzione viene confermata, la procedura in corso termina e i dati memorizzati per l’ulteriore elaborazione del modulo vengono cancellati. Successivamente l’utente viene riportato a Formhelfer.

La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento effettuato sulla base del consenso fino al momento della revoca.

6. Memorizzazione nel browser durante la compilazione

Per consentire la compilazione di un modulo attraverso più domande, le informazioni necessarie alla procedura in corso vengono temporaneamente memorizzate nel browser dell’utente.

A tal fine Formhelfer utilizza in particolare il Session Storage del browser. Durante la compilazione possono esservi memorizzati dati personali, lo stato corrente della procedura e informazioni sull’andamento delle domande già presentate.

Questa memorizzazione serve a rendere tecnicamente possibile la procedura in corso e a riutilizzare, all’interno della stessa, le informazioni già inserite.

I dati memorizzati nel Session Storage sono in linea di principio limitati alla relativa sessione del browser. L’utente può inoltre terminare la procedura in corso tramite la funzione «Interrompi procedura» ed eliminare i dati memorizzati per tale procedura. Dopo il completamento della compilazione, Formhelfer offre inoltre la possibilità di eliminare i dati memorizzati per la procedura.

Nell’attuale ambito funzionale, Formhelfer non utilizza una memorizzazione permanente nel browser dei dati personali della domanda come profilo utente.

Le impostazioni tecnicamente necessarie, ad esempio la lingua selezionata, possono essere memorizzate nel browser indipendentemente dai dati personali della domanda.

7. Cookie di sessione e sessione lato server

Per la funzione di compilazione Formhelfer utilizza una sessione tecnicamente necessaria. In questo modo le singole richieste dell’utente durante la compilazione possono essere associate alla stessa procedura in corso.

A tal fine viene utilizzato un cookie di sessione. Il cookie non viene utilizzato per pubblicità né per creare un profilo utente.

L’accesso al cookie tramite JavaScript è tecnicamente limitato. Nell’esercizio produttivo tramite HTTPS, il cookie viene trasmesso esclusivamente attraverso una connessione protetta.

Nella misura in cui la memorizzazione o la lettura di informazioni sul dispositivo dell’utente sia strettamente necessaria per la funzione di compilazione espressamente richiesta, ciò avviene ai sensi del § 25, comma 2, n. 2 TDDDG senza consenso separato.

I dati della sessione lato server vengono trattati in un archivio di sessione Redis accessibile esclusivamente internamente sullo stesso server gestito in Germania. L’archivio di sessione funziona senza persistenza permanente di Redis e senza backup separato dei dati di sessione. La durata massima di una sessione è di 24 ore.

Se durante la procedura l’utente utilizza la funzione «Interrompi procedura» e conferma l’interruzione, oppure utilizza dopo il completamento la funzione di cancellazione prevista, i dati della domanda e della procedura memorizzati nella relativa sessione per l’ulteriore elaborazione vengono eliminati immediatamente.

In assenza di cancellazione manuale, questi dati lato server vengono eliminati al più tardi allo scadere del periodo di conservazione della sessione, pari a un massimo di 24 ore.

8. Creazione e messa a disposizione della domanda compilata

Dopo aver completato le domande, Formhelfer genera un documento PDF compilato a partire dai dati inseriti.

Il PDF generato e i file necessari per l’anteprima protetta vengono temporaneamente memorizzati sul server di Formhelfer. Non si trovano in una directory accessibile pubblicamente. L’accesso al documento generato e alla relativa anteprima è vincolato alla sessione corrispondente.

Dopo un download riuscito, il PDF generato e i relativi file di anteprima vengono eliminati.

Se il documento non viene scaricato, i file temporanei vengono eliminati automaticamente. Non appena viene raggiunto un periodo di conservazione di 24 ore, il PDF generato e i relativi file di anteprima vengono eliminati automaticamente nell’ambito del successivo ciclo periodico di pulizia.

La memorizzazione temporanea serve esclusivamente alla creazione, visualizzazione e messa a disposizione della domanda compilata richiesta dall’utente.

9. Traduzione di determinati testi liberi con OpenAI

Formhelfer può utilizzare una traduzione assistita dall’intelligenza artificiale in determinati campi del modulo.

Questo trattamento avviene solo nei campi di testo libero previsti a tale scopo, quando la guida alla compilazione viene utilizzata in una lingua diversa dal tedesco e la relativa risposta deve essere tradotta in tedesco per il modulo in lingua tedesca.

Quando la guida alla compilazione è utilizzata in tedesco, i testi liberi non vengono trasmessi a OpenAI a fini di traduzione.

L’intera domanda non viene trasmessa automaticamente al servizio di IA. Vengono trasmessi i testi liberi compilati destinati alla traduzione, compreso un identificatore tecnico del campo. Più testi liberi destinati alla traduzione possono essere trattati insieme.

Poiché gli utenti possono inserire liberamente informazioni nei campi di testo, i testi trasmessi possono contenere dati personali e, in singoli casi, anche categorie particolari di dati personali. I testi liberi trasmessi per la traduzione non vengono generalmente anonimizzati prima della trasmissione.

Per la traduzione viene utilizzata l’API di OpenAI.

Per gli utenti nello Spazio economico europeo, il trattamento avviene nell’ambito delle disposizioni contrattuali sulla protezione dei dati applicabili con OpenAI. OpenAI tratta i dati dei clienti forniti tramite l’API in qualità di responsabile del trattamento ai sensi degli accordi applicabili.

Secondo le informazioni di OpenAI, i dati trasmessi tramite l’API non vengono utilizzati per impostazione predefinita per addestrare i modelli, salvo consenso esplicito del cliente API a tale utilizzo.

Con l’API utilizzata, i contenuti possono essere conservati da OpenAI, nell’ambito dei controlli di sicurezza e prevenzione degli abusi, in linea di principio per un periodo massimo di 30 giorni. Una conservazione più lunga può avvenire in casi eccezionali richiesti dalla legge o per motivi di sicurezza.

Qualora, nell’ambito della fornitura del servizio, i dati siano trattati al di fuori dello Spazio economico europeo, il trasferimento avviene secondo le garanzie di protezione dei dati previste da OpenAI, in particolare, ove applicabile, sulla base di decisioni di adeguatezza o clausole contrattuali standard.

10. Hosting tramite netcup

Formhelfer è gestito su un server virtuale di netcup GmbH, Emmy-Noether-Str. 10, 76131 Karlsruhe, Germania. Il centro dati utilizzato per Formhelfer si trova a Norimberga, Germania.

Sul server vengono trattati i dati necessari al funzionamento tecnico. Durante l’utilizzo dell’assistente alla compilazione possono rientrarvi in particolare i dati di sessione necessari alla procedura in corso nonché i file PDF e di anteprima generati temporaneamente.

Con netcup è stato concluso un contratto di trattamento per conto del titolare ai sensi dell’art. 28 GDPR. Il contratto riguarda il trattamento di dati personali per conto di Formhelfer. In base alla configurazione concordata e alla sede del server selezionata, l’hosting effettivo del server Formhelfer avviene in Germania.

Per la fornitura del servizio, netcup può avvalersi dei sub-responsabili indicati nel contratto di trattamento. I sub-responsabili elencati nell’accordo verificato si trovano in Germania o in Austria e quindi all’interno dell’Unione europea.

11. Log tecnici del server e di sicurezza

Per l’esercizio produttivo, Formhelfer applica il principio della minimizzazione dei dati nei log tecnici.

Per il web server a monte, ossia il reverse proxy (Caddy), non sono attivati log di accesso permanenti. Formhelfer non mantiene quindi una cronologia ordinaria dei visitatori relativa agli accessi al sito o all’assistente alla compilazione.

Qualora per il funzionamento, l’analisi degli errori o la sicurezza vengano generati log tecnici di errore o di sistema, questi possono contenere dati tecnici quali data e ora, componente di sistema interessato, informazioni su errori o stato e, a seconda del processo tecnico, anche dati personali di connessione. Formhelfer è configurato in modo da non registrare intenzionalmente in tali log risposte ai moduli, request body, contenuti delle sessioni o cookie.

I log tecnici di errore e di sistema propri vengono conservati per un massimo di 7 giorni e poi eliminati automaticamente. L’accesso è limitato all’amministrazione del sistema. Non è prevista una conservazione a lungo termine di tali log.

Indipendentemente da ciò, netcup può trattare dati tecnici di sicurezza nell’ambito del funzionamento e della protezione della propria infrastruttura. A tali trattamenti si applicano le disposizioni sulla protezione dei dati e sulla conservazione del provider di hosting.

12. Destinatari dei dati personali

I dati personali vengono trasmessi a terzi solo nella misura necessaria per la fornitura di Formhelfer o quando sussiste un obbligo di legge.

Nell’ambito funzionale descritto, tra i destinatari o responsabili del trattamento rientrano in particolare:

• netcup GmbH per l’hosting e l’infrastruttura tecnica,
• OpenAI per la traduzione dei testi liberi previsti a tale scopo.

Le librerie e i programmi tecnici eseguiti localmente sul server di Formhelfer o nel browser non costituiscono destinatari autonomi di dati personali, purché non vengano trasmessi dati ai rispettivi produttori o ad altri soggetti esterni.

Formhelfer non trasmette autonomamente la domanda completata a un’autorità. L’utente riceve la domanda compilata e decide autonomamente in merito al suo ulteriore utilizzo o alla sua trasmissione.

13. Durata della conservazione e cancellazione

Formhelfer applica il principio di conservare i dati personali della domanda solo per il tempo tecnicamente necessario alla relativa procedura di compilazione.

Per la funzione di compilazione si applicano in particolare i seguenti principi:

• I dati personali vengono trattati durante la procedura in corso nel browser e nella relativa sessione lato server.
• Durante una procedura in corso l’utente può utilizzare la funzione «Interrompi procedura». Se l’interruzione viene confermata, la procedura termina e i dati memorizzati per l’ulteriore elaborazione del modulo vengono cancellati.
• Anche dopo il completamento della procedura è disponibile una possibilità di eliminare i dati personali di sessione memorizzati per l’ulteriore elaborazione del modulo.
• In assenza di cancellazione manuale, i dati della domanda e di elaborazione lato server vengono eliminati al più tardi dopo il periodo di conservazione della sessione, pari a un massimo di 24 ore.
• I documenti PDF generati e i file di anteprima vengono eliminati dopo un download riuscito. Se non avviene alcun download, vengono eliminati automaticamente, una volta raggiunte 24 ore di conservazione, nell’ambito del successivo ciclo periodico di pulizia.
• I log tecnici di errore e di sistema propri vengono conservati per un massimo di 7 giorni.
• Per i dati trasmessi a OpenAI nell’ambito della traduzione di testi liberi si applicano inoltre le regole di conservazione del servizio API utilizzato. Secondo OpenAI, con l’API utilizzata i contenuti possono essere conservati, nell’ambito dei controlli di sicurezza e prevenzione degli abusi, in linea di principio fino a 30 giorni.

14. Nessuna conservazione permanente delle domande o dei profili utente

Nell’ambito funzionale descritto, Formhelfer non offre una conservazione permanente delle domande compilate né un profilo utente permanente.

I dati personali della domanda non vengono quindi conservati allo scopo di essere automaticamente nuovamente disponibili per l’utente in un successivo utilizzo indipendente di Formhelfer.

Resta invariizzato il riutilizzo delle informazioni già fornite all’interno di una procedura di compilazione in corso.

15. Cookie, memoria del browser e servizi opzionali

Nell’ambito funzionale descritto, Formhelfer utilizza solo meccanismi di memorizzazione necessari per fornire la funzione di compilazione richiesta dall’utente o per impostazioni tecnicamente necessarie. Tra questi rientrano in particolare il cookie di sessione tecnicamente necessario, il Session Storage durante la compilazione e, se del caso, la memorizzazione locale di impostazioni tecnicamente necessarie come la lingua selezionata.

Queste memorizzazioni tecnicamente necessarie non vengono utilizzate per pubblicità o tracciamento tra utenti. Nella misura in cui si applichi il § 25, comma 2, n. 2 TDDDG, non è richiesto un consenso separato.

Google Analytics o servizi opzionali analoghi di analisi o marketing non sono attivati nell’ambito funzionale descritto. Prima di una futura attivazione di tali servizi, il relativo trattamento dei dati e l’eventuale necessità di consenso saranno esaminati separatamente e, prima dell’attivazione, saranno implementate le necessarie informazioni sulla privacy o una soluzione di consenso richiesta.

Anche eventuali servizi di pagamento o altri servizi esterni aggiunti in futuro saranno verificati sotto il profilo della protezione dei dati prima della loro attivazione e, ove necessario, inseriti nella presente informativa.

16. Sicurezza

Formhelfer adotta misure tecniche e organizzative per proteggere i dati personali da perdita, accesso non autorizzato, modifica illecita e divulgazione non autorizzata.

Tra queste rientrano in particolare la limitazione della conservazione al periodo necessario per la funzione di compilazione, la separazione dei contenuti web pubblicamente accessibili dai documenti generati protetti, l’accesso vincolato alla sessione ai documenti e alle anteprime generati, la cancellazione automatica dei documenti temporanei, la limitazione dell’accesso lato client ai cookie di sessione e l’evitare contenuti personali non necessari nei log dell’applicazione.

Formhelfer viene fornito tramite una connessione protetta HTTPS e un reverse proxy. Il server applicativo e l’archivio delle sessioni non sono direttamente accessibili al pubblico.

L’ambiente di produzione è configurato conformemente alle misure tecniche e organizzative descritte nella presente informativa sulla privacy.

17. Diritti degli interessati

Qualora sussistano i presupposti di legge, gli interessati hanno ai sensi del GDPR in particolare il diritto di:

• ottenere informazioni sui dati personali che li riguardano,
• richiedere la rettifica di dati personali inesatti,
• richiedere la cancellazione dei dati personali,
• richiedere la limitazione del trattamento,
• ricevere i dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, qualora sussistano i presupposti del diritto alla portabilità dei dati,
• opporsi a un trattamento, qualora sussistano i relativi presupposti di legge, nonché
• revocare in qualsiasi momento un consenso prestato con effetto per il futuro.

Qualora il consenso al trattamento di categorie particolari di dati personali riguardi la procedura di compilazione in corso, esso può essere revocato durante tale procedura tramite la funzione «Interrompi procedura». Se l’interruzione viene confermata, la procedura termina e i dati memorizzati per l’ulteriore elaborazione del modulo vengono cancellati.

Indipendentemente da ciò, le richieste relative all’esercizio dei diritti degli interessati possono essere inviate all’indirizzo di contatto indicato di seguito.

La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento effettuato fino alla revoca.

Le richieste per l’esercizio di tali diritti possono essere inviate al seguente indirizzo:

kontakt@formhelfer.de

Poiché Formhelfer tratta in linea di principio i dati delle domande solo per breve tempo e senza un account utente permanente, dopo la cancellazione tali dati potrebbero non essere più associabili a una determinata persona o utilizzo. I dati già cancellati non possono essere successivamente ripristinati o forniti.

18. Diritto di reclamo presso un’autorità di controllo per la protezione dei dati

Ai sensi dell’art. 77 GDPR, gli interessati hanno il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo per la protezione dei dati qualora ritengano che il trattamento dei loro dati personali violi il GDPR.

Il diritto di reclamo può essere esercitato in particolare presso un’autorità di controllo nello Stato membro della residenza abituale, del luogo di lavoro o del luogo della presunta violazione.

19. Servizi futuri e modifiche della presente informativa sulla privacy

La presente informativa sulla privacy verrà aggiornata qualora cambino le funzioni offerte da Formhelfer, i fornitori di servizi utilizzati o la configurazione tecnica e giuridica del trattamento dei dati.

In particolare, i servizi non ancora attivati saranno descritti come trattamento in corso solo quando sarà definita la loro concreta implementazione tecnica. Ciò riguarda in particolare l’utilizzo previsto della posta elettronica e un eventuale modulo di contatto, nonché futuri servizi di analisi e pagamento.

Prima dell’attivazione di Google Analytics o di servizi di tracciamento analoghi verrà verificato in particolare se e in quale forma sia necessario un consenso. Prima dell’attivazione di Stripe, PayPal o altri servizi di pagamento, i relativi flussi di dati concreti e requisiti di protezione dei dati saranno esaminati separatamente.

La presente informativa sulla privacy descrive la configurazione di server, cookie, logging e fornitori di servizi utilizzata al momento della sua pubblicazione.

Aggiornata a: ottobre 2026